La Lettera al comune per presentare uno spettacolo è un documento formale con cui un organizzatore informa l’amministrazione comunale dell’intenzione di realizzare un evento pubblico o chiede le autorizzazioni necessarie: indica sinteticamente titolo e natura dello spettacolo, data, orario e luogo proposti, i soggetti responsabili dell’organizzazione e i recapiti, le esigenze tecniche e logistiche principali e le misure previste per la sicurezza, l’ordine pubblico e la tutela del pubblico e degli artisti. Deve essere redatta con tono chiaro e professionale, contenere tutte le informazioni utili per la valutazione amministrativa e allegare documenti di supporto come planimetrie, certificazioni di agibilità, piani di sicurezza e eventuali richieste di occupazione suolo o contributi; serve a ottenere pareri, nulla osta o concessioni e a dimostrare il rispetto delle normative vigenti.
Come scrivere una Lettera al comune per presentare uno spettacolo
Per presentare al Comune una richiesta formale per autorizzare uno spettacolo è necessario che la lettera contenga, in modo chiaro e completo, tutte le informazioni che permettano all’Amministrazione di valutare la natura dell’evento, le implicazioni di sicurezza, l’impatto sul territorio e la conformità alle normative vigenti. All’inizio il documento deve identificare con precisione il soggetto proponente: la persona fisica o la ragione sociale che organizza lo spettacolo, l’indirizzo legale, il codice fiscale o la partita IVA, e il nome del referente operativo con recapiti aggiornati (telefono ed e‑mail). Accanto ai dati anagrafici è utile precisare lo status giuridico dell’organizzatore (associazione culturale, impresa, ente ecc.) e, se applicabile, allegare copia del documento di identità del firmatario e gli estremi della visura camerale o dell’atto costitutivo.
La lettera deve poi descrivere in modo circostanziato lo spettacolo: il titolo e il genere (musica dal vivo, teatro, danza, circo, spettacolo pirotecnico ecc.), una breve descrizione del contenuto e della formula artistica, la durata complessiva dell’evento e la durata delle singole repliche se previste, le date e gli orari precisi di svolgimento, nonché gli orari previsti per allestimento e smontaggio. È importante segnalare il luogo esatto in cui si intende svolgere lo spettacolo, indicando se si tratta di un’area pubblica, di un teatro, di una piazza o di un locale privato con pubblico e allegando, quando possibile, planimetrie e planimetrie quotate che mostrino la posizione del palco, aree pubbliche, vie di esodo e punti di accesso/uscita.
La richiesta deve contenere indicazioni tecniche dettagliate: dimensioni e caratteristiche del palco e delle strutture, carichi previsti, esigenze elettriche e potenza disponibile, allestimenti scenografici, impianti luci e audio, l’eventuale uso di effetti speciali (fumo, fuochi d’artificio, sostanze pirotecniche, effetti pirotecnici scenici) e l’impiego di mezzi pesanti o veicoli. Vanno dichiarati anche i numeri e i ruoli del personale tecnico, artistico e di servizio coinvolto, con l’indicazione di chi sarà il responsabile della sicurezza in loco e dei contatti per la gestione dell’emergenza.
La lettera deve altresì affrontare le misure previste per la sicurezza del pubblico e la gestione dell’ordine: la stima del numero di spettatori previsto, la capienza massima, le modalità di controllo degli accessi, eventuali sistemi di biglietteria o ingresso libero, piani di gestione delle code e degli afflussi, la presenza di personale addetto al controllo e al soccorso, il servizio di primo soccorso e i rapporti programmati con forze dell’ordine o con la Protezione Civile. È fondamentale dichiarare la conformità alle normative in materia di sicurezza dei luoghi di pubblico spettacolo, di prevenzione incendi e di tutela della salute pubblica, nonché fornire ogni certificazione tecnica richiesta o l’impegno a produrla.
Devono essere fornite informazioni sulla responsabilità civile: copia della polizza assicurativa a copertura di danni a terzi e a partecipanti, o l’impegno esplicito a stipularla. Se lo spettacolo prevede l’esecuzione di opere protette da diritto d’autore, la lettera dovrà indicare la gestione dei diritti (ad esempio le pratiche SIAE già avviate o che saranno avviate) e ogni altro adempimento relativo ai diritti connessi. Se è necessario occupare suolo pubblico, occupare aree per montaggi, effettuare chiusure stradali o modifiche alla viabilità, occorre esplicitare tale richiesta e allegare un piano viabile e una valutazione dell’impatto su traffico e residenti, nonché indicare eventuali misure per ridurre rumore, rifiuti e impatto ambientale.
La lettera deve specificare gli aspetti economici dell’iniziativa: se l’evento è a ingresso gratuito o a pagamento, la politica tariffaria, modalità di vendita dei biglietti, e se è previsto un introito economico a favore dell’organizzatore. Se il Comune richiede il versamento di oneri o cauzioni, il proponente dovrà dichiarare la disponibilità a rispettare tali obblighi o indicare eventuali richieste di esenzione o contributo pubblico. È opportuno richiamare la normativa comunale e statale di riferimento solo se si è certi dell’esatto richiamo normativo, e comunque dichiarare l’impegno a rispettare le disposizioni vigenti in materia di spettacolo, sicurezza e ordine pubblico.
Infine la lettera deve contenere una richiesta esplicita di autorizzazione, indicare la documentazione allegata e chiedere eventuali sopralluoghi tecnici, specificando la disponibilità a integrare la documentazione su richiesta del Comune. La comunicazione va datata e firmata dal legale rappresentante, con indicazione della persona di riferimento per le comunicazioni successive; è buona prassi concludere con una formula che renda disponibile il proponente a fornire chiarimenti e ad incontrare i funzionari comunali per definire dettagli tecnici e logistici. Prima dell’invio è consigliabile verificare i tempi e le procedure stabilite dal regolamento comunale, in modo da rispettare i termini minimi per la presentazione delle richieste e predisporre tutti gli allegati richiesti dall’Amministrazione.
Esempi di Lettera al comune per presentare uno spettacolo
Vediamo ora alcuni esempi di Lettera al comune per presentare uno spettacolo.
Primo esempio di Lettera al comune per presentare uno spettacolo
Mittente:
[Nome della Compagnia/Associazione]
[Indirizzo]
[CAP] [Città]
Tel. [numero] — Email: [indirizzo email]
P.IVA / CF: [numero]
Spett.le
Comune di [Nome Comune]
All’attenzione del Sindaco / Ufficio Cultura / Ufficio Spettacoli e Manifestazioni
[Indirizzo Comune]
[CAP] [Città]
Oggetto: Richiesta di autorizzazione per spettacolo dal vivo dal titolo “[Titolo dello spettacolo]” in data [gg/mm/aaaa]
Egregi Signori,
con la presente la sottoscritta/il sottoscritto [Nome e cognome del legale rappresentante], in qualità di [ruolo, es. Direttore artistico / Presidente] della Compagnia/Associazione [Nome Compagnia/Associazione], chiede formalmente al Comune di [Nome Comune] il rilascio delle autorizzazioni necessarie per la realizzazione dello spettacolo dal vivo intitolato “[Titolo dello spettacolo]”, previsto per il giorno [data] con orario indicativo dalle ore [inizio] alle ore [fine], da svolgersi in [luogo proposto: es. Piazza [X] / Teatro Comunale / Parco [Y]].
Descrizione dello spettacolo
– Tipologia: [teatro / musica / danza / spettacolo per bambini / festival multimediale ecc.]
– Durata: [es. 60 minuti + eventuali interventi]
– Pubblico previsto: [numero stimato di spettatori] persone
– Target: [famiglie, adulti, giovani, etc.]
– Biglietteria: [ingresso gratuito / a pagamento — modalità di vendita]
Necessità tecniche e logistiche
– Palco: dimensioni richieste [lxpxh], struttura certificata
– Impianto audio/luci: necessità di alimentazione elettrica [kW stimati], mixer, diffusori, luci fisse e mobili
– Allacci elettrici: richiesta punti presa e/o gruppo elettrogeno se necessario
– Sedute: numero sedie richieste [n.]
– Servizi igienici: [indicazioni su WC chimici o utilizzo strutture pubbliche]
– Parcheggio e carico/scarico: richiesta area per carico/scarico veicoli tecnici e parcheggio per artisti
– Gestione rifiuti e pulizia: ci impegniamo a lasciare l’area nelle condizioni originarie e a provvedere alla raccolta e smaltimento dei rifiuti prodotti
Sicurezza e responsabilità
– Responsabile della sicurezza in loco: [nome e contatto]
– Presenza di personale addetto all’accoglienza e all’ordine pubblico: [n. operatori]
– Misure previste per l’emergenza e l’evacuazione: [breve descrizione]
– Polizza assicurativa: abbiamo stipulato una copertura per responsabilità civile verso terzi (R.C.) — numero polizza [numero], compagnia [nome], massimale [importo]
– Certificazioni tecniche: verranno fornite le dichiarazioni di conformità per palchi e impianti secondo normativa vigente
Autorizzazioni richieste
Con la presente richiediamo l’emissione delle autorizzazioni necessarie, tra cui in particolare:
– Nulla osta per occupazione temporanea di suolo pubblico (se applicabile)
– Autorizzazione per manifestazione pubblica / spettacolo viaggiante / somministrazione ecc. (specificare se necessario)
– Permesso per diffusione sonora oltre i limiti ordinari (se applicabile)
– Eventuali permessi sanitari, di protezione civile o di Polizia Municipale richiesti per lo svolgimento dell’evento
Richieste al Comune
– Conferma della disponibilità dell’area indicata in data [data] e fascia oraria [orari]
– Indicazione di eventuali oneri/tariffe comunali da corrispondere per occupazione suolo pubblico e servizi accessori
– Supporto per la predisposizione del piano di sicurezza e per eventuale presidio di Polizia Municipale durante l’evento
– Indicazioni sulle procedure amministrative da completare e sui documenti da presentare a integrazione della presente richiesta
Allegati
– Programma dello spettacolo
– Scheda tecnica e planimetria palco/area
– Copia polizza assicurativa
– Curriculum della compagnia / elenco artisti
– Documento di identità del legale rappresentante
Rimaniamo a disposizione per un incontro con i referenti comunali per concordare i dettagli organizzativi e per fornire ogni ulteriore documentazione richiesta. Per comunicazioni e sopralluoghi contattare: [Nome referente] — Tel. [numero] — Email [indirizzo email].
In attesa di un cortese e sollecito riscontro, porgiamo distinti saluti.
[Luogo], [data]
Firma
[Nome e Cognome]
[Ruolo]
[Contatti: telefono, email]
(Per cortesia segnalarci eventuali scadenze o particolari modulistiche comunali da compilare; la presente richiesta è suscettibile di integrazioni su indicazione degli uffici competenti.)
Secondo esempio di Lettera al comune per presentare uno spettacolo
Oggetto: Richiesta autorizzazione per spettacolo dal vivo intitolato “[TITOLO DELLO SPETTACOLO]” in data/e [DATA/I] presso [LUOGO/INDIRIZZO]
Alla cortese attenzione del Sindaco e dell’Ufficio Cultura / Ufficio Spettacoli / Polizia Municipale del Comune di [NOME COMUNE]
Il/La sottoscritto/a [NOME E COGNOME], nato/a a [LUOGO] il [DATA NASCITA], in qualità di legale rappresentante dell’associazione / società [NOME ASSOCIAZIONE/IMPRESA] (CF / P.IVA [CODICE]), con sede legale in [INDIRIZZO COMPLETO], recapiti telefonici [TEL], e-mail [EMAIL] / PEC [PEC],
CHIEDE
l’autorizzazione a svolgere lo spettacolo dal vivo denominato “[TITOLO DELLO SPETTACOLO]”, di seguito “lo Spettacolo”, secondo le seguenti modalità:
1) Dati generali
– Tipologia: [teatro musicale / concerto / spettacolo itinerante / danza / altro]
– Compagnia / Artisti coinvolti: [NOMI PRINCIPALI]
– Durata prevista: [ORE/MINUTI]
– Numero repliche: [N. repliche] (date e orari: [ELENCO DATE/ORARI])
– Luogo: [NOME PIAZZA/PARCO/TEATRO/INDIRIZZO ESATTO]
– Orario di montaggio: dal [ORA/GIORNO] al [ORA/GIORNO]; orario di smontaggio: dal [ORA/GIORNO] al [ORA/GIORNO]
– Orario di svolgimento: dalle [ORARIO INIZIO] alle [ORARIO FINE]
– Pubblico previsto: stimato in [N. PERSONE]
– Tipologia di accesso: ingresso gratuito / a pagamento (biglietto € [IMPORTO]); prevendita: sì/no; controllo accessi: [descrivere]
– Finalità: [culturale / promozionale / benefica / ecc.]
2) Richieste al Comune
– Autorizzazione all’occupazione di suolo pubblico per mq [N.], con montaggio di: palco [dimensioni], pedane, gazebo, tribune, sedute [numero].
– Allacciamento elettrico: potenza richiesta [kW] / punto di fornitura.
– Autorizzazione per amplificazione sonora e limiti orari richiesti.
– Permesso per transito/chiusura temporanea strada e/o istituzione divieto sosta nelle aree: [descrivere tratti e orari].
– Autorizzazione per somministrazione alimenti e bevande: sì/no (se sì indicare eventuale bar/food truck).
– Richiesta di supporto logistico: personale della Polizia Municipale per viabilità, pulizia aree comunali, raccolta rifiuti, predisposizione bagni chimici, ecc.
– Richiesta sopralluogo tecnico presso il luogo indicato in data da concordare.
3) Misure di sicurezza e sanitario-assistenziali
– Piano di sicurezza e gestione delle emergenze allegato: sì (Allegato A) / verrà presentato entro [DATA].
– Presenza di steward/servizio ordine: n. [N.] persone con compiti di controllo accessi e gestione emergenze.
– Presenza di servizio sanitario/ambulanza: sì/no (se sì, indicare servizio: [NOME/NUMERO]).
– Dotazione estintori e vie di esodo conformi: dichiarazione e disegni allegati (Allegato B).
– Eventuale obbligo o misure anti-COVID: [descrivere o “non previste”].
4) Documentazione tecnica e amministrativa allegata (documenti obbligatori)
– Programma artistico dettagliato e cast (Allegato 1)
– Planimetria del sito con piazzole, palchi, vie di fuga e punti di raccolta (Allegato 2)
– Relazione tecnica impianti audio/luci e certificazioni di conformità (Allegato 3)
– Copia polizza RC organizzatori n. [N.] emessa da [COMPAGNIA], massimale € [IMPORTO] (Allegato 4)
– Documento d’identità del dichiarante e visura statuto/atto costitutivo dell’associazione (Allegato 5)
– Eventuali pareri dei Vigili del Fuoco / ASL / SUAP (se già acquisiti) (Allegato 6)
– Eventuali altre autorizzazioni richieste: [elencare] (Allegato 7)
5) Impegni dell’organizzazione
– La sottoscritta organizzazione si impegna a conformarsi a tutte le prescrizioni che l’Amministrazione vorrà impartire, a garantire il corretto svolgimento dello spettacolo, la sicurezza del pubblico e degli operatori, nonché il ripristino del luogo alle condizioni originarie al termine dell’evento.
– Eventuali costi per servizi comunali saranno a carico dell’organizzazione salvo diverso accordo.
Per ogni ulteriore informazione o per concordare il sopralluogo tecnico, si prega contattare:
– Referente organizzazione: [NOME E COGNOME]
– Telefono: [TEL]
– Email: [EMAIL]
– PEC: [PEC]
Ringraziando per l’attenzione, si resta in attesa di cortese riscontro e si porgono distinti saluti.
Luogo e data: [LUOGO], [DATA]
Firma del legale rappresentante
[NOME E COGNOME]
(Allegati: [elenco completo degli allegati inviati])
Terzo esempio di Lettera al comune per presentare uno spettacolo
Oggetto: Richiesta di autorizzazione per spettacolo dal vivo intitolato “[Titolo dello spettacolo]” previsto per il giorno [gg/mm/aaaa] presso [Luogo/Indirizzo]
Al Signor Sindaco del Comune di [Comune]
e p.c. al Responsabile del Settore Cultura, al Comando di Polizia Locale, all’Ufficio Tecnico/Commercio
Il/La sottoscritto/a [Nome e Cognome], nato/a il [data di nascita] a [luogo], in qualità di legale rappresentante della/il [Denominazione dell’associazione/impresa], con sede legale in [indirizzo], C.F./P.IVA [codice fiscale/partita IVA], con la presente
CHIEDE
di ottenere le autorizzazioni e i nulla osta necessari per lo svolgimento dello spettacolo dal vivo denominato “[Titolo dello spettacolo]”, come di seguito descritto:
– Tipologia di evento: [concerto/teatro/danza/spettacolo di strada/altro];
– Data e orario: dal giorno [gg/mm/aaaa] ore [hh:mm] al giorno [gg/mm/aaaa] ore [hh:mm] (con eventuale orario di allestimento e smontaggio: dalle ore [hh:mm] alle hh:mm]);
– Luogo: [nome location / piazza / via / struttura comunale], superficie e coordinate se disponibili;
– Numero previsto di partecipanti/spettatori: [numero stimato] (posti a sedere/stand libero);
– Modalità di accesso: [ingresso gratuito / a pagamento – prevendita / biglietteria in loco];
– Servizi previsti: [palco con dimensioni, amplificazione, luci, generatori, punti luce, area catering, servizi igienici aggiuntivi, punti primo soccorso, servizi per persone con disabilità];
– Necessità occupazione suolo pubblico/chiusura temporanea al traffico: [si/no] – in caso affermativo, indicare tratto/periodo e planimetria allegata;
– Presenza di attività di somministrazione di alimenti e bevande: [si/no] – in caso affermativo, si richiede indicazione sull’eventuale autorizzazione per somministrazione temporanea;
– Eventuali manifestazioni collaterali: [mercatini, esposizioni, attività per famiglie, ecc.].
Si precisa che l’organizzazione provvederà a rispettare tutte le norme vigenti in materia di sicurezza, ordine pubblico e tutela della salute pubblica, garantendo in particolare:
– predisposizione del Piano di Sicurezza e gestione emergenze (redatto da tecnico abilitato);
– presenza di addetti alla sicurezza e steward per il controllo accessi e l’evacuazione;
– predisposizione di adeguata segnaletica, vie di esodo libere e punti di raccolta;
– copertura assicurativa responsabilità civile verso terzi per l’intera durata dell’evento (polizza n. [numero], compagnia [nome]);
– rispetto dei limiti di emissione sonora previsti dalla normativa comunale e regionale;
– eventuale regolarizzazione dei diritti d’autore presso SIAE o altri enti competenti.
A corredo della presente istanza si allegano i seguenti documenti:
1. Programma artistico e scaletta dello spettacolo;
2. Elenco degli artisti e loro recapiti;
3. Planimetria dell’area con indicazione palco, vie di esodo, servizi e postazioni tecniche;
4. Relazione tecnica impianti audio/luci e dichiarazione di conformità degli impianti elettrici (ove disponibile);
5. Piano di sicurezza e gestione emergenze;
6. Copia della polizza assicurativa RC;
7. Documento d’identità del/dei richiedente/i e visura camerale/statuto associazione;
8. Eventuali autorizzazioni già acquisite (es. SIAE, autorizzazione sanitaria per somministrazione, ecc.).
Con la presente si richiede, pertanto:
– il rilascio delle autorizzazioni amministrative necessarie per l’occupazione e l’utilizzo dell’area pubblica indicata;
– indicazioni su eventuali prescrizioni tecniche o ulteriori adempimenti da ottemperare (comunicazioni a forze dell’ordine, piano traffico, ecc.);
– l’indicazione dei tempi e delle modalità per il rilascio dei permessi, al fine di consentire la regolare organizzazione dell’evento.
Rimaniamo a completa disposizione per un sopralluogo con gli uffici tecnici e per fornire ogni ulteriore documentazione richiesta. Per comunicazioni e convocazioni si prega di contattare:
[Nome e Cognome referente], tel. [numero], e-mail [indirizzo email].
In attesa di cortese e sollecita risposta, porgiamo distinti saluti.
[Luogo], [data]
Firma
[Nome e Cognome]
[Ruolo e recapiti]
Quarto esempio di Lettera al comune per presentare uno spettacolo
Oggetto: Richiesta di autorizzazione per lo svolgimento dello spettacolo “[TITOLO SPETTACOLO]” in data [GG/MM/AAAA] presso [LUOGO/PIAZZA/TEATRO]
Spett.le Comune di [NOME COMUNE] — Ufficio Cultura / Ufficio Tecnico / Polizia Municipale
Il/La sottoscritto/a [NOME E COGNOME], nato/a a [LUOGO] il [DATA], in qualità di [CARICA: es. legale rappresentante / direttore artistico] dell’associazione/impresa [NOME ASSOCIAZIONE/IMPRESA], con sede in [INDIRIZZO], C.F./P.IVA [NUMERO], presenta formale richiesta per l’organizzazione e la realizzazione dello spettacolo di seguito descritto, chiedendo le autorizzazioni e le eventuali concessioni d’uso del suolo pubblico occorrenti.
1) Dati generali dell’evento
– Titolo: [TITOLO SPETTACOLO]
– Tipologia: [es. spettacolo teatrale / concerto / spettacolo di danza / spettacolo per bambini / cabaret / evento multimediale]
– Data e orario: [DATA], dalle ore [ORARIO INIZIO] alle ore [ORARIO FINE] (con indicazione degli orari per allestimento e sgombero: allestimento dalle [ORARIO] del [GG/MM], sgombero entro le [ORARIO] del [GG/MM])
– Luogo: [INDIRIZZO / PIAZZA / TEATRO / AREA PUBBLICA]
– Durata prevista: [DURATA ORE/MINUTI] + eventuali repliche
– Pubblico stimato: [NUMERO STIMATO] partecipanti (massimo previsto)
– Accessibilità: indicazioni relative a percorsi per disabili e posti riservati
2) Soggetti coinvolti
– Organizzatore: [NOME ASSOCIAZIONE/IMPRESA] — referente: [NOME, RUOLO, RECAPITI TEL/EMAIL]
– Direttore artistico: [NOME]
– Responsabile tecnico: [NOME] — tel: [NUMERO]
– Responsabile sicurezza: [NOME] — qualifica: [es. RSPP / addetto antincendio] — tel: [NUMERO]
– Fornitore impianti/stage: [NOME DITTA] — P.IVA/C.F. [NUMERO]
3) Descrizione dello spettacolo
– Sintesi del contenuto artistico e format: [BREVE DESCRIZIONE]
– Eventuali effetti speciali: [es. fuochi d’artificio, fumo scenico, laser, proiezioni, pirotecnica] — indicare tipologia, produttore ed eventuale certificazione
– Presenza di minori/artisti ospiti di rilievo: [SI/NO — se sì specificare]
4) Allestimenti e necessità tecniche
– Palco: dimensioni previste [L x P x H], planimetria allegata
– Copertura/struttura: tipologia e certificazioni tecniche del palco/struttura
– Impianto audio: potenza, numero casse, posizione
– Impianto luci: tipologia e necessità elettriche
– Alimentazione elettrica: presa/punti di allaccio necessari e potenza richiesta [kW]
– Cabine di regia, camerini, depositi materiali
– Punti luce pubblica o gruppi elettrogeni: indicare se verranno utilizzati gruppi elettrogeni e relativa insonorizzazione
– Necessità di transennamento, paletti, sedute, tensostrutture: quantità e planimetria
– Piano trasporti e scarico/carico materiale: orari e aree previste
5) Aspetti di sicurezza e viabilità
– Stimato Numero di addetti alla sicurezza e steward: [N°] — compiti e turnazione
– Presenza di servizi di primo soccorso/medicali: [SI/NO] — indicare fornitore e postazione sanitaria
– Piano di emergenza e evacuazione: allegato (descrivere percorsi di fuga, punti di raccolta)
– Presenza di estintori e DPI conformi: indicare tipologia e ubicazione
– Richiesta di chiusura temporanea/limitazione della viabilità: tratto stradale interessato, orari e motivazione
– Eventuali modifiche alla sosta (divieti, rimozione forzata): indicare tempistiche
6) Aspetti amministrativi e normativi
– Polizze assicurative: assicurazione RC organizzatori e polizze per terzi (allegare copia)
– Autorizzazioni richieste: SCIA/permessi pubblici, nulla osta ASL, autorizzazione SIAE per musica e diritti d’autore, nulla osta per utilizzo aree monumentali (se applicabile)
– Conformità antincendio e certificazioni impianti: allegare dichiarazioni e certificati tecnici
– Dichiarazione di responsabilità conformità normativa vigente (protezione civile, ordinanze comunali, normative rumore)
– Eventuale grado di partecipazione a pagamento o gratuito e modalità di biglietteria/ingresso
7) Comunicazione e promozione
– Modalità di comunicazione agli abitanti e alle attività commerciali coinvolte (volantinaggio, avvisi, incontri)
– Richiesta di collaborazione per promozione istituzionale (sito comunale, canali social)
– Eventuali richieste per installazione di locandine/manifesti in aree comunali
8) Richieste al Comune
Con la presente richiedo formalmente:
– Autorizzazione all’uso dell’area pubblica/platea teatrale indicata per la data e gli orari sopra specificati;
– Concessione di occupazione del suolo pubblico (indicare mq richiesti) e deroga temporanea, se necessaria;
– Nulla osta per l’eventuale limitazione temporanea della circolazione o sosta nei tratti indicati e supporto della Polizia Municipale per regolamentare la viabilità;
– Verifica e rilascio delle autorizzazioni sanitarie/ASL, antincendio e SIAE, o indicazioni sulle procedure da seguire;
– Eventuale supporto logistico (raccolta rifiuti, punti luce, servizi igienici aggiuntivi);
– Comunicazione entro il [DATA LIMITE] circa l’eventuale rilascio dei permessi o richieste integrative, necessario per proseguire l’organizzazione.
9) Allegati trasmessi (si allegano in copia)
– Planimetria dell’area con posizionamento palco, servizi, transenne e percorsi di fuga
– Scheda tecnica spettacolo e rider tecnico
– Copia polizza assicurativa RC
– Certificati di conformità strutture e impianti
– SCIA / documentazione identificativa dell’organizzatore
– Elenco completo fornitori e relativi contatti
– Piano di sicurezza e emergenza
– Autorizzazioni già ottenute (se presenti)
Resto a disposizione per un sopralluogo tecnico congiunto e per fornire ulteriori integrazioni documentali o chiarimenti. Si richiede cortesemente un riscontro scritto all’indirizzo email [EMAIL] o al numero [TELEFONO] entro e non oltre il [DATA LIMITE], al fine di procedere con gli ulteriori adempimenti organizzativi.
Ringraziando per l’attenzione e per la disponibilità, porgo distinti saluti.
[Luogo], [Data]
Firma
[NOME E COGNOME]
[Carica e nome dell’organizzazione]
[Indirizzo completo]
Telefono: [NUMERO]
Email: [INDIRIZZO EMAIL]