L’autovalutazione del rischio dello studio professionale è il processo con cui si individuano, analizzano e valutano i rischi a cui lo studio può essere esposto, in particolare quelli legati al riciclaggio, al finanziamento del terrorismo e alla gestione della clientela. Serve a comprendere il livello di rischio complessivo, adottare misure di controllo proporzionate e aggiornare periodicamente le procedure interne.

Come scrivere autovalutazione del rischio dello studio professionale

L’autovalutazione del rischio dello studio professionale è il documento con cui lo studio analizza, in modo autonomo e documentato, il livello di esposizione ai rischi di riciclaggio, finanziamento del terrorismo e, ove pertinente, finanziamento della proliferazione delle armi di distruzione di massa. Nel contesto italiano, essa costituisce uno degli elementi fondamentali dell’adeguata verifica e dell’organizzazione antiriciclaggio degli studi soggetti agli obblighi previsti dal decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, secondo le regole applicabili alla categoria professionale e le indicazioni delle autorità competenti.

Il documento deve innanzitutto identificare chiaramente lo studio cui si riferisce, indicando la denominazione, la forma giuridica, la sede o le sedi operative, il periodo preso in considerazione, la data di redazione e quella dell’ultimo aggiornamento. Deve inoltre precisare chi ha effettuato la valutazione, quale organo o professionista ne ha assunto la responsabilità e quali soggetti interni hanno fornito dati, informazioni o valutazioni. Quando lo studio è articolato in più sedi, comprende professionisti associati oppure opera attraverso strutture complesse, è necessario chiarire se l’analisi è unica o se riguarda separatamente le diverse unità organizzative.

L’autovalutazione deve descrivere le caratteristiche effettive dello studio, evitando formulazioni generiche o meramente standardizzate. Occorre quindi rappresentare le dimensioni dell’organizzazione, il numero dei professionisti e dei collaboratori, la distribuzione delle responsabilità, l’eventuale presenza di personale amministrativo, i sistemi informatici utilizzati, il ricorso a strumenti digitali o a procedure da remoto e il livello di accentramento o decentramento delle attività. È importante evidenziare anche se lo studio svolge attività in settori particolarmente esposti, se gestisce un elevato numero di clienti o operazioni e se intrattiene rapporti con intermediari, consulenti esterni, reti professionali o soggetti situati in altri Paesi.

Una parte essenziale riguarda l’analisi della clientela. Lo studio deve esaminare la composizione e le caratteristiche dei propri clienti, tenendo conto, tra l’altro, delle persone fisiche, delle società, degli enti, dei trust, delle fondazioni, delle organizzazioni non profit e delle strutture societarie complesse. Devono essere considerati il settore economico di appartenenza, la dimensione, la forma giuridica, la presenza di titolari effettivi difficilmente individuabili, l’utilizzo di catene partecipative articolate, il coinvolgimento di persone politicamente esposte e i collegamenti con Paesi o territori a rischio. La valutazione non deve limitarsi alla nazionalità del cliente, ma deve considerare la residenza, il luogo in cui opera l’attività, l’origine e la destinazione dei fondi, i rapporti societari e la natura delle operazioni richieste.

Il documento deve spiegare quali servizi professionali vengono prestati e quale rischio può essere associato a ciascuna tipologia. Non tutti gli incarichi presentano infatti la stessa esposizione. La consulenza ordinaria e continuativa può avere caratteristiche diverse rispetto alla costituzione di società, alla gestione o riorganizzazione di patrimoni, alle operazioni straordinarie, ai trasferimenti di partecipazioni, alle liquidazioni, alle operazioni immobiliari, alla predisposizione di strumenti finanziari o alla gestione di flussi economici per conto del cliente. Devono essere analizzati anche gli incarichi occasionali, quelli ricevuti da soggetti non residenti e quelli che coinvolgono beni, disponibilità finanziarie o strutture societarie situate in più giurisdizioni.

L’autovalutazione deve considerare i canali attraverso i quali il rapporto professionale viene instaurato e gestito. È necessario valutare se il cliente è conosciuto direttamente dal professionista, se viene presentato da un altro cliente o da un intermediario, se l’identificazione avviene in presenza oppure a distanza e quali strumenti tecnologici vengono utilizzati. La relazione esclusivamente digitale, l’assenza di contatti diretti, l’utilizzo di soggetti interposti o la provenienza del cliente da canali non verificabili possono aumentare il rischio e richiedere controlli aggiuntivi. Devono essere descritti anche i sistemi utilizzati per acquisire e conservare i documenti identificativi e per verificare la coerenza delle informazioni fornite.

Un ulteriore elemento riguarda l’analisi geografica. Lo studio deve individuare i Paesi e i territori con cui entra in contatto attraverso la clientela, i titolari effettivi, le società partecipate, le banche utilizzate, le operazioni o i flussi finanziari. La valutazione deve tenere conto delle liste e degli indicatori ufficiali relativi ai Paesi soggetti a carenze strategiche nei sistemi di prevenzione del riciclaggio, alle giurisdizioni caratterizzate da elevata corruzione o scarsa trasparenza e ai territori sottoposti a sanzioni o misure restrittive. Il riferimento geografico deve essere aggiornato, perché il livello di rischio di un Paese può cambiare nel tempo.

Per ciascuno dei fattori considerati, lo studio dovrebbe indicare la metodologia adottata per attribuire il livello di rischio. È opportuno chiarire se la valutazione è qualitativa, quantitativa o mista, quali indicatori sono stati utilizzati, come vengono ponderati e come si arriva alla classificazione complessiva. La metodologia deve distinguere almeno il rischio inerente, cioè quello che deriva dalle caratteristiche della clientela, dei servizi, dei canali e delle aree geografiche prima di considerare i presìdi adottati, dal rischio residuo, cioè quello che rimane dopo aver valutato l’efficacia dei controlli interni. Le categorie possono essere, ad esempio, bassa, medio-bassa, medio-alta e alta, purché siano definite con criteri comprensibili e applicate in modo coerente.

La valutazione deve comprendere anche i presìdi organizzativi già presenti nello studio. Devono essere descritte le procedure per l’identificazione del cliente e del titolare effettivo, l’acquisizione delle informazioni sullo scopo e sulla natura del rapporto, la valutazione iniziale e periodica del rischio, il controllo costante, la gestione delle anomalie, la conservazione dei documenti e la registrazione delle attività svolte. Occorre indicare come vengono approvati gli incarichi, chi può accettare un nuovo cliente, chi verifica la completezza della documentazione e chi decide eventuali approfondimenti o il rifiuto dell’incarico.

Devono essere esaminate anche le modalità con cui lo studio individua e gestisce le operazioni o i comportamenti potenzialmente sospetti. L’autovalutazione dovrebbe spiegare come le informazioni vengono raccolte e condivise internamente, come vengono effettuati gli approfondimenti, come sono documentate le decisioni e come viene tutelata la riservatezza. Non è sufficiente dichiarare genericamente che lo studio presta attenzione alle anomalie: è necessario dimostrare che esistono criteri, responsabilità e procedure concreti per intercettarle e gestirle nel rispetto degli obblighi di legge.

Un contenuto importante è la valutazione dell’effettiva applicazione dei presìdi. Lo studio deve verificare se le procedure formalmente adottate vengono realmente rispettate, se i fascicoli contengono le informazioni necessarie, se le verifiche sui titolari effettivi sono documentate, se gli aggiornamenti vengono effettuati con regolarità e se le anomalie rilevate vengono trattate in modo uniforme. Possono essere utilizzati controlli a campione sui fascicoli, verifiche interne, analisi degli incarichi accettati, esame delle scadenze e riscontri sulla formazione del personale. L’efficacia dei controlli deve essere valutata in concreto e non soltanto sulla base dell’esistenza di un manuale o di una procedura scritta.

Il documento deve poi mettere in evidenza le criticità riscontrate, le carenze organizzative e i rischi non adeguatamente mitigati. Per ogni criticità è utile precisare la causa, l’impatto potenziale, il livello di priorità, il soggetto responsabile dell’intervento e il termine previsto per la soluzione. Devono essere indicate anche le misure correttive, come l’aggiornamento delle procedure, il rafforzamento dei controlli, l’introduzione di strumenti informatici, la revisione dei modelli di raccolta dati, l’incremento della formazione o la riassegnazione delle responsabilità.

L’autovalutazione deve contenere una sintesi conclusiva del livello di rischio complessivo dello studio, spiegando le ragioni che hanno condotto a tale risultato. La conclusione non dovrebbe essere una semplice etichetta, ma deve collegare il livello di rischio ai presìdi necessari. A un rischio più elevato devono corrispondere controlli più approfonditi, maggiore frequenza di aggiornamento delle informazioni, più intensa supervisione dei rapporti e una più rigorosa documentazione delle decisioni. Al contrario, un livello di rischio contenuto non elimina gli obblighi di identificazione, verifica, conservazione e controllo, ma consente di applicarli secondo modalità proporzionate.

Devono essere conservati gli elementi che consentono di ricostruire il percorso valutativo, compresi i dati utilizzati, le schede di analisi, i criteri di ponderazione, i verbali o le approvazioni interne, i risultati dei controlli e i piani di intervento. La documentazione deve essere sufficientemente chiara da permettere, anche a distanza di tempo, di comprendere perché lo studio abbia attribuito determinati livelli di rischio e quali decisioni abbia assunto.

L’autovalutazione non è un documento da redigere una sola volta. Deve essere riesaminata periodicamente e ogni volta che intervengano cambiamenti significativi nell’organizzazione dello studio, nella tipologia della clientela, nei servizi offerti, nei Paesi coinvolti, nella normativa, nelle modalità operative o nei risultati dei controlli interni. Anche eventi anomali, contestazioni, richieste dell’autorità, nuove modalità di frode o carenze emerse nei fascicoli possono rendere necessario un aggiornamento anticipato. In questo modo l’autovalutazione diventa uno strumento effettivo di governo del rischio e non una mera formalità documentale.

Esempio autovalutazione del rischio dello studio professionale

MODELLO DI AUTOVALUTAZIONE DEL RISCHIO DELLO STUDIO PROFESSIONALE

1. Dati identificativi dello studio

Denominazione:

Forma giuridica:

Sede legale: __

Sedi operative: ____

Codice fiscale/P. IVA: _____

Ordine o Albo professionale di appartenenza: ____

Numero di iscrizione: __

Responsabile della valutazione del rischio: _

Responsabile antiriciclaggio: _

Periodo di riferimento: dal __ al __

Data di redazione: ___

Data di approvazione: __

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2. Obiettivi dell’autovalutazione

La presente autovalutazione ha l’obiettivo di:

• individuare e valutare i rischi cui lo studio è esposto;
• analizzare il rischio inerente connesso alle attività esercitate;
• verificare l’adeguatezza delle misure organizzative e dei controlli adottati;
• determinare il livello di rischio residuo;
• definire le misure di mitigazione necessarie;
• assicurare il periodico aggiornamento del sistema di gestione del rischio.

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  3. Perimetro dell’autovalutazione
  

  L’autovalutazione comprende:

• struttura organizzativa dello studio;
• tipologia e localizzazione della clientela;
• servizi professionali prestati;
• canali di acquisizione e gestione dei rapporti;
• modalità di esecuzione delle prestazioni;
• procedure di adeguata verifica;
• conservazione della documentazione;
• formazione del personale e dei collaboratori;
• rilevazione e gestione delle anomalie;
• comunicazione e segnalazione delle operazioni sospette;
• protezione dei dati e sicurezza delle informazioni;
• continuità operativa;
• rischi reputazionali, operativi, legali e informatici.

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  4. Descrizione dello studio
  

  4.1 Struttura organizzativa
  

  Numero dei professionisti: ___

  Numero dei dipendenti: ____

  Numero dei collaboratori esterni: _

  Numero delle sedi: _____

  Presenza di funzioni interne dedicate alla compliance:
  ☐ Sì  ☐ No

  Presenza di procedure formalizzate:
  ☐ Sì  ☐ Parzialmente  ☐ No

  Utilizzo di sistemi informatici condivisi:
  ☐ Sì  ☐ No

  Presenza di deleghe formalizzate:
  ☐ Sì  ☐ Parzialmente  ☐ No

  4.2 Attività professionali svolte
  

  ☐ Contabilità e bilanci
  ☐ Consulenza fiscale
  ☐ Consulenza societaria
  ☐ Consulenza del lavoro
  ☐ Revisione legale
  ☐ Operazioni straordinarie
  ☐ Assistenza nella costituzione di società
  ☐ Assistenza in operazioni immobiliari
  ☐ Assistenza in operazioni finanziarie
  ☐ Tenuta della contabilità
  ☐ Gestione di patrimoni o beni
  ☐ Amministrazione di patrimoni
  ☐ Attività di sindaco o componente di organi societari
  ☐ Attività di consulente tecnico
  ☐ Attività di curatore, commissario o liquidatore
  ☐ Altre attività: __

  —

  5. Criteri di valutazione
  

  La valutazione viene effettuata attribuendo un punteggio da 1 a 4 ai seguenti fattori:

  | Punteggio | Livello |
  |—|—|
  | 1 | Basso |
  | 2 | Medio-basso |
  | 3 | Medio-alto |
  | 4 | Alto |

  5.1 Classificazione del rischio
  

  | Punteggio complessivo | Livello di rischio |
  |—|—|
  | Da 1,00 a 1,75 | Basso |
  | Da 1,76 a 2,50 | Medio-basso |
  | Da 2,51 a 3,25 | Medio-alto |
  | Da 3,26 a 4,00 | Alto |

  5.2 Valutazione dei controlli
  

  | Punteggio | Adeguatezza dei controlli |
  |—|—|
  | 1 | Adeguati |
  | 2 | Parzialmente adeguati |
  | 3 | Deboli |
  | 4 | Assenti o inadeguati |

  —

  6. Valutazione del rischio inerente
  

  6.1 Rischio connesso alla clientela
  

  | Fattore di rischio | Valutazione | Punteggio |
  |—|—|—:|
  | Numero complessivo dei clienti | __ | |
  | Presenza di clienti non residenti | __ | |
  | Presenza di persone politicamente esposte | __ | |
  | Presenza di strutture societarie complesse | __ | |
  | Presenza di trust, fondazioni o fiduciari | __ | |
  | Presenza di clienti operanti in settori ad alto rischio | __ | |
  | Presenza di clienti con attività transfrontaliere | __ | |
  | Presenza di clienti con elevata movimentazione finanziaria | __ | |
  | Difficoltà nell’identificazione del titolare effettivo | __ | |
  | Utilizzo di prestanome o interposte persone | __ | |
  | Rapporti con soggetti sottoposti a sanzioni o restrizioni | __ | |
  | Clientela acquisita tramite intermediari o soggetti terzi | __ | |

  Punteggio medio rischio clientela: __

  Livello di rischio clientela: ____

  —

  6.2 Rischio connesso all’area geografica
  

  | Fattore di rischio | Valutazione | Punteggio |
  |—|—|—:|
  | Paese di residenza del cliente | __ | |
  | Paese di origine dei fondi | __ | |
  | Operatività in Paesi ad alto rischio | __ | |
  | Presenza di Paesi soggetti a sanzioni internazionali | __ | |
  | Presenza di Paesi caratterizzati da elevata corruzione | __ | |
  | Presenza di Paesi non cooperativi o con scarsa trasparenza | __ | |
  | Operazioni con controparti estere non adeguatamente identificabili | __ | |
  | Utilizzo di strutture societarie localizzate in più Paesi | __ | |

  Punteggio medio rischio geografico: __

  Livello di rischio geografico: ____

  —

  6.3 Rischio connesso ai servizi professionali
  

  | Servizio o attività | Frequenza | Esposizione al rischio | Punteggio |
  |—|—:|—|—:|
  | Costituzione di società | __ | __ | |
  | Modifica di assetti proprietari | __ | __ | |
  | Operazioni straordinarie | __ | __ | |
  | Compravendita di immobili | __ | __ | |
  | Gestione o movimentazione di denaro | __ | __ | |
  | Consulenza fiscale internazionale | __ | __ | |
  | Amministrazione di patrimoni | __ | __ | |
  | Apertura o gestione di rapporti finanziari | __ | __ | |
  | Trasferimento di partecipazioni | __ | __ | |
  | Liquidazioni societarie | __ | __ | |
  | Operazioni con trust o fondazioni | __ | __ | |
  | Attività con soggetti non residenti | __ | __ | |
  | Attività con elevata complessità tecnica | __ | __ | |
  | Altri servizi rilevanti | __ | __ | |

  Punteggio medio rischio servizi: __

  Livello di rischio servizi: ____

  —

  6.4 Rischio connesso alle modalità operative
  

  | Fattore di rischio | Valutazione | Punteggio |
  |—|—|—:|
  | Identificazione a distanza del cliente | __ | |
  | Utilizzo di strumenti digitali | __ | |
  | Acquisizione della clientela tramite canali indiretti | __ | |
  | Assenza di contatto diretto con il cliente | __ | |
  | Utilizzo di comunicazioni non tracciabili | __ | |
  | Ricezione di documentazione incompleta | __ | |
  | Ricorso a professionisti o intermediari esterni | __ | |
  | Pagamenti effettuati da soggetti diversi dal cliente | __ | |
  | Utilizzo di conti o strumenti intestati a terzi | __ | |
  | Elevata frequenza o complessità delle operazioni | __ | |
  | Mancanza di coerenza tra operazione e profilo del cliente | __ | |

  Punteggio medio rischio modalità operative: __

  Livello di rischio modalità operative: ____

  —

  6.5 Calcolo del rischio inerente complessivo
  

  | Area di rischio | Punteggio medio | Peso percentuale | Punteggio ponderato |
  |—|—:|—:|—:|
  | Clientela | __ | __% | __ |
  | Area geografica | __ | __% | __ |
  | Servizi professionali | __ | __% | __ |
  | Modalità operative | __ | __% | __ |

  Punteggio complessivo del rischio inerente: __

  Livello di rischio inerente: __

  —

  7. Valutazione dell’adeguatezza dei presidi
  

  7.1 Organizzazione interna
  

  | Presidio | Presente | Adeguatezza | Punteggio |
  |—|—|—|—:|
  | Organigramma aggiornato | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Attribuzione di ruoli e responsabilità | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Nomina del responsabile dei controlli | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Separazione delle funzioni | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Procedura di accettazione della clientela | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Procedura di gestione dei clienti ad alto rischio | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Procedura di gestione delle anomalie | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Procedura di aggiornamento dei dati | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Sistema di controllo interno | ☐ Sì ☐ No | __ | ____ |

  —

  7.2 Adeguata verifica della clientela
  

  | Presidio | Presente | Adeguatezza | Punteggio |
  |—|—|—|—:|
  | Identificazione del cliente | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Verifica dell’identità | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Identificazione del titolare effettivo | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Acquisizione dello scopo e della natura del rapporto | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Valutazione del profilo di rischio | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Verifica della provenienza dei fondi | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Verifica della posizione del cliente rispetto a liste sanzionatorie | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Applicazione di misure rafforzate | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Aggiornamento periodico dei dati | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Controllo della documentazione acquisita | ☐ Sì ☐ No | __ | ____ |

  —

  7.3 Conservazione della documentazione
  

  | Presidio | Presente | Adeguatezza | Punteggio |
  |—|—|—|—:|
  | Fascicolo cliente completo | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Conservazione dei documenti identificativi | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Conservazione della documentazione relativa alle prestazioni | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Tracciabilità delle verifiche effettuate | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Accesso limitato alla documentazione | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Backup dei dati | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Tempi di conservazione formalizzati | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Procedura di distruzione o cancellazione sicura | ☐ Sì ☐ No | __ | ____ |

  —

  7.4 Rilevazione delle anomalie
  

  | Presidio | Presente | Adeguatezza | Punteggio |
  |—|—|—|—:|
  | Indicatori di anomalia formalizzati | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Monitoraggio delle operazioni | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Registrazione delle anomalie | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Valutazione delle segnalazioni interne | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Escalation al responsabile competente | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Tracciabilità delle decisioni assunte | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Riservatezza delle informazioni | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Procedura di segnalazione delle operazioni sospette | ☐ Sì ☐ No | __ | ____ |

  —

  7.5 Formazione
  

  | Presidio | Presente | Adeguatezza | Punteggio |
  |—|—|—|—:|
  | Piano annuale di formazione | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Formazione iniziale del personale | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Aggiornamento periodico | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Formazione specifica per le funzioni di controllo | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Registrazione delle presenze | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Verifica dell’apprendimento | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Formazione su privacy e sicurezza informatica | ☐ Sì ☐ No | __ | ____ |

  —

  7.6 Sicurezza informatica e protezione dei dati
  

  | Presidio | Presente | Adeguatezza | Punteggio |
  |—|—|—|—:|
  | Autenticazione individuale degli utenti | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Gestione delle credenziali di accesso | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Limitazione degli accessi per ruolo | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Antivirus e sistemi di protezione | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Aggiornamento dei sistemi | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Backup periodici | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Cifratura dei dati sensibili | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Piano di gestione degli incidenti informatici | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Piano di continuità operativa | ☐ Sì ☐ No | __ | |
  | Verifica dei fornitori tecnologici | ☐ Sì ☐ No | __ | ____ |

  —

  8. Calcolo del rischio residuo
  

  | Area di controllo | Rischio inerente | Adeguatezza dei presidi | Rischio residuo |
  |—|—:|—:|—:|
  | Organizzazione interna | __ | __ | __ |
  | Adeguata verifica | __ | __ | __ |
  | Conservazione documentale | __ | __ | __ |
  | Rilevazione anomalie | __ | __ | __ |
  | Formazione | __ | __ | __ |
  | Sicurezza informatica | __ | __ | __ |
  | Continuità operativa | __ | __ | __ |

  Punteggio complessivo del rischio residuo: __

  Livello di rischio residuo: _____

  —

  9. Principali criticità rilevate
  

  | N. | Area | Criticità | Gravità | Priorità |
  |—:|—|—|—|—|
  | 1 | __ | __ | __ | __ |
  | 2 | __ | __ | __ | __ |
  | 3 | __ | __ | __ | __ |
  | 4 | __ | __ | __ | __ |
  | 5 | __ | __ | __ | __ |

  —

  10. Piano di intervento
  

  | N. | Misura correttiva | Responsabile | Termine | Stato di attuazione |
  |—:|—|—|—|—|
  | 1 | __ | __ | __ | __ |
  | 2 | __ | __ | __ | __ |
  | 3 | __ | __ | __ | __ |
  | 4 | __ | __ | __ | __ |
  | 5 | __ | __ | __ | __ |

  —

  11. Monitoraggio e aggiornamento
  

  L’autovalutazione deve essere aggiornata:

• con periodicità almeno annuale;
• in caso di modifiche rilevanti alla struttura dello studio;
• in caso di introduzione di nuovi servizi professionali;
• in caso di variazioni significative della clientela;
• in caso di modifiche normative o regolamentari;
• a seguito di violazioni, anomalie o incidenti rilevanti;
• a seguito di controlli interni o esterni;
• in caso di rilevanti incidenti informatici o perdita di dati.

  Periodicità prevista per il riesame: _____

  Responsabile del monitoraggio: __

  Data del prossimo aggiornamento: ____

  —

  12. Esito dell’autovalutazione
  

  Rischio inerente complessivo: ___

  Adeguatezza complessiva dei presidi: _

  Rischio residuo complessivo: _____

  Giudizio finale:
  ☐ Rischio basso
  ☐ Rischio medio-basso
  ☐ Rischio medio-alto
  ☐ Rischio alto

  Necessità di interventi correttivi:
  ☐ No
  ☐ Sì, con priorità ordinaria
  ☐ Sì, con priorità elevata
  ☐ Sì, con intervento immediato

  Misure prioritarie da adottare:
  ____
  ____
  ____

  —

  13. Approvazione
  

  Redatto da:

  Qualifica: __

  Data: __

  Firma: ____

  Verificato da: __

  Qualifica: __

  Data: __

  Firma: _

  Approvato dal titolare o dagli organi responsabili dello studio:

  Nome e cognome: ____

  Data: __

  Firma: _

La privacy di uno studio commercialista riguarda l’insieme delle regole e delle misure adottate per proteggere i dati personali dei clienti, dei dipendenti e dei collaboratori, nel rispetto del GDPR. Comprende la gestione sicura di documenti e informazioni fiscali, la definizione delle finalità del trattamento, l’adozione di adeguate misure di sicurezza e la tutela dei diritti degli interessati.

Come scrivere privacy studio commercialista

L’informativa privacy di uno studio commercialista deve spiegare in modo chiaro, completo e comprensibile come vengono trattati i dati personali dei clienti, dei loro rappresentanti, dei dipendenti, dei collaboratori, dei fornitori e di qualsiasi altra persona i cui dati siano acquisiti nell’ambito dell’attività professionale. Deve essere predisposta principalmente in conformità agli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679, noto come GDPR, distinguendo, quando necessario, tra dati raccolti direttamente dall’interessato e dati ottenuti da soggetti terzi.

Innanzitutto deve indicare l’identità e i dati di contatto del titolare del trattamento. Nel caso di uno studio individuale, il titolare sarà normalmente il commercialista persona fisica; nel caso di uno studio associato o di una società tra professionisti, occorre indicare l’ente o la struttura che decide autonomamente finalità e modalità del trattamento. Devono essere riportati la denominazione, l’indirizzo della sede, l’indirizzo di posta elettronica e, se utilizzati, un indirizzo PEC e altri recapiti utili. Se lo studio opera attraverso più sedi o soggetti collegati, l’informativa deve chiarire quale entità svolge il ruolo di titolare.

Deve essere precisato, quando applicabile, se è stato nominato un responsabile della protezione dei dati, cioè il Data Protection Officer o DPO, indicando i suoi dati di contatto. La designazione del DPO non è automaticamente obbligatoria per ogni studio commercialista: dipende dall’organizzazione concreta, dalla natura e dalla quantità dei trattamenti effettuati e dall’eventuale svolgimento di attività che comportino un monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala. Se il DPO non è previsto, l’informativa non deve indicarlo artificialmente, ma deve comunque fornire i normali contatti del titolare per l’esercizio dei diritti.

L’informativa deve descrivere le finalità del trattamento, cioè gli scopi concreti per cui lo studio raccoglie e utilizza i dati. In uno studio commercialista possono rientrare, ad esempio, la gestione dell’incarico professionale, l’elaborazione della contabilità, la predisposizione e trasmissione di dichiarazioni fiscali, l’elaborazione di paghe e contributi, la consulenza tributaria e societaria, la predisposizione di bilanci, la gestione degli adempimenti verso Agenzia delle Entrate, INPS, INAIL, Camere di commercio e altri enti pubblici, nonché la gestione della fatturazione e dei pagamenti.

Possono inoltre essere indicate finalità amministrative e organizzative, come la gestione degli appuntamenti, delle comunicazioni con il cliente, degli accessi ai portali, dell’archiviazione della documentazione, della gestione dei fornitori e della tutela dei diritti dello studio in sede giudiziale o stragiudiziale. Se lo studio invia comunicazioni informative o promozionali relative ai propri servizi, tale finalità deve essere indicata separatamente e non deve essere confusa con le attività necessarie per l’esecuzione dell’incarico professionale. Per il marketing, soprattutto quando si utilizzano email, messaggi o strumenti di profilazione, può essere necessario acquisire uno specifico consenso, salvo i casi particolari previsti dalla normativa.

Per ogni finalità deve essere indicata la relativa base giuridica. Il trattamento necessario per eseguire il contratto o l’incarico professionale può fondarsi sull’articolo 6, paragrafo 1, lettera b), del GDPR. I trattamenti necessari per adempiere obblighi di legge, come quelli fiscali, contabili, antiriciclaggio, lavoristici o previdenziali, possono basarsi sull’articolo 6, paragrafo 1, lettera c). La tutela dei diritti dello studio o del cliente può fondarsi sul legittimo interesse, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera f), purché venga effettuata una valutazione di bilanciamento tra tale interesse e i diritti degli interessati. Il consenso deve essere utilizzato soltanto quando costituisce realmente la base giuridica appropriata, ad esempio per alcune attività di marketing o per determinati trattamenti non necessari alla gestione dell’incarico.

L’informativa deve specificare quali categorie di dati vengono trattate. Oltre ai dati identificativi e di contatto, possono essere trattati dati fiscali, economici, patrimoniali, finanziari, bancari, previdenziali, assicurativi, relativi alla posizione lavorativa, alla composizione del nucleo familiare e agli immobili o alle partecipazioni societarie. In relazione alla gestione del personale o agli adempimenti fiscali, possono emergere anche categorie particolari di dati, come informazioni relative alla salute, all’appartenenza sindacale o a situazioni di disabilità. In alcune circostanze possono essere trattati dati relativi a condanne penali e reati, ad esempio nell’ambito degli obblighi antiriciclaggio o di specifici adempimenti professionali. L’informativa deve indicare tali categorie solo se effettivamente trattate e deve spiegare la relativa base giuridica aggiuntiva prevista dagli articoli 9 o 10 del GDPR e dalla normativa nazionale.

Deve inoltre essere chiarito se il conferimento dei dati è obbligatorio o facoltativo. Per esempio, alcuni dati sono indispensabili per stipulare e gestire l’incarico, emettere fatture, effettuare dichiarazioni o adempiere agli obblighi di legge. Il rifiuto di fornire tali informazioni potrebbe impedire allo studio di accettare l’incarico o di svolgere correttamente determinate attività. Altri dati, invece, potrebbero essere facoltativi, come quelli richiesti esclusivamente per ricevere comunicazioni commerciali. L’informativa deve spiegare, per ciascuna situazione rilevante, quali siano le conseguenze del mancato conferimento.

È necessario indicare la provenienza dei dati quando questi non vengono raccolti direttamente dall’interessato. Lo studio potrebbe ricevere informazioni dal datore di lavoro, da un amministratore societario, da altri professionisti, da consulenti del cliente, da banche, da enti pubblici, da società del gruppo o da piattaforme telematiche. In questi casi l’informativa deve specificare, almeno in termini generali, le categorie delle fonti utilizzate e deve essere fornita nei tempi previsti dall’articolo 14 del GDPR, salvo l’applicazione di una delle eccezioni previste dalla normativa.

L’informativa deve spiegare a chi possono essere comunicati i dati. I destinatari possono comprendere dipendenti e collaboratori autorizzati, consulenti del lavoro, avvocati, revisori, società informatiche, fornitori di servizi cloud, società di archiviazione, banche, assicurazioni, corrieri, enti pubblici, autorità fiscali, previdenziali e giudiziarie. Non è necessario inserire sempre l’elenco nominale di ogni destinatario, ma le categorie devono essere descritte con sufficiente precisione. Occorre anche chiarire che i dati saranno comunicati solo nei limiti necessari alla specifica finalità e secondo appropriate garanzie di riservatezza.

Particolare attenzione deve essere riservata ai rapporti con i fornitori esterni. Se una società informatica, un provider cloud, un servizio paghe o un archivista tratta dati per conto dello studio, normalmente dovrà essere nominata responsabile del trattamento mediante un apposito accordo conforme all’articolo 28 del GDPR. L’informativa dovrebbe spiegare, in termini comprensibili, l’esistenza di queste categorie di responsabili. Non tutti i soggetti che ricevono dati sono però responsabili del trattamento: alcuni possono operare come titolari autonomi, soprattutto quando trattano i dati per propri obblighi o finalità.

Deve essere indicato se i dati personali vengono trasferiti verso Paesi situati al di fuori dello Spazio economico europeo. Ciò può avvenire, ad esempio, quando lo studio utilizza servizi cloud, piattaforme di videoconferenza, strumenti di posta elettronica o software gestiti da fornitori internazionali. L’informativa deve precisare il Paese o la categoria di Paesi coinvolti, il meccanismo giuridico utilizzato per il trasferimento, come una decisione di adeguatezza o le clausole contrattuali standard, e il modo in cui l’interessato può ottenere ulteriori informazioni o una copia delle garanzie applicate.

Un elemento fondamentale è l’indicazione del periodo di conservazione dei dati. Non è sufficiente dichiarare genericamente che i dati saranno conservati “per il tempo necessario”. Lo studio dovrebbe indicare, quando possibile, periodi determinati o criteri oggettivi per stabilirli. I tempi possono dipendere dalla durata dell’incarico, dagli obblighi civilistici e fiscali, dalla normativa antiriciclaggio, dalla prescrizione dei diritti e dalla necessità di difendersi in giudizio. Alcuni documenti contabili e fiscali dovranno essere conservati per i periodi previsti dalla legge, mentre i dati raccolti per finalità promozionali dovranno essere conservati per un periodo più limitato e comunque coerente con la finalità perseguita.

L’informativa deve illustrare i diritti riconosciuti agli interessati. Devono essere menzionati il diritto di ottenere conferma dell’esistenza o meno di un trattamento, l’accesso ai dati personali, la rettifica dei dati inesatti, l’integrazione di quelli incompleti, la cancellazione nei casi previsti, la limitazione del trattamento, la portabilità dei dati quando applicabile e l’opposizione ai trattamenti fondati sul legittimo interesse o effettuati per finalità di marketing. Quando il trattamento si basa sul consenso, deve essere precisato che il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca.

Devono essere indicate le modalità con cui gli interessati possono esercitare i propri diritti, ad esempio tramite email, PEC o raccomandata indirizzata al titolare. È opportuno chiarire che lo studio potrà chiedere informazioni aggiuntive per verificare l’identità del richiedente e che risponderà, di regola, entro un mese dalla richiesta, salvo i casi di particolare complessità previsti dal GDPR. L’informativa deve inoltre ricordare il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità di controllo competente nello Stato dell’Unione europea in cui l’interessato risiede o lavora.

Se lo studio utilizza processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, l’informativa deve indicarlo e spiegare la logica utilizzata, la rilevanza e le conseguenze previste per l’interessato. In genere uno studio commercialista non svolge decisioni automatizzate rilevanti sui propri clienti, ma questa circostanza dovrebbe essere chiaramente esplicitata, se pertinente. L’uso di semplici strumenti gestionali o software che automatizzano operazioni amministrative non equivale necessariamente a una decisione automatizzata ai sensi del GDPR.

L’informativa dovrebbe anche descrivere, in modo generale, le principali misure adottate per proteggere i dati. Non è necessario rivelare dettagli tecnici che potrebbero compromettere la sicurezza, ma è opportuno spiegare che lo studio applica misure organizzative e tecniche adeguate, come sistemi di autenticazione, gestione degli accessi, backup, antivirus, cifratura quando appropriata, formazione del personale, procedure per la gestione degli incidenti e regole per la trasmissione sicura dei documenti. Lo studio dovrebbe prestare particolare attenzione alla documentazione fiscale e contabile, che spesso contiene informazioni economiche molto dettagliate.

Infine, l’informativa deve indicare la data di aggiornamento e deve essere effettivamente coerente con i trattamenti svolti. Non può limitarsi a un modello generico copiato da internet: deve riflettere i software utilizzati, i fornitori effettivi, le categorie di clienti, i servizi offerti, i flussi di dati, i tempi di conservazione e l’eventuale presenza di attività di marketing o trasferimenti internazionali. È spesso opportuno predisporre informative diverse o sezioni specifiche per i clienti, i dipendenti e collaboratori, i fornitori, gli utenti del sito web e le persone che inviano candidature, perché finalità, basi giuridiche e tempi di conservazione possono essere differenti.

Esempio privacy studio commercialista

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è:

[Denominazione dello Studio]
con sede in [indirizzo completo]
Codice fiscale/P. IVA [●]
Tel. [●]
E-mail: [●]
PEC: [●]

Il Titolare può essere contattato per qualsiasi informazione relativa al trattamento dei dati personali e all’esercizio dei diritti previsti dalla normativa vigente.

Il Responsabile della protezione dei dati personali, ove nominato, è contattabile ai seguenti recapiti:

[Nome e cognome o denominazione]
E-mail: [●]
PEC: [●]

2. Categorie di dati personali trattati

Nell’ambito dell’attività professionale possono essere trattati i seguenti dati personali:

• dati anagrafici e identificativi;
• dati di contatto, quali indirizzo, numero telefonico, indirizzo e-mail e PEC;
• dati fiscali, previdenziali, assicurativi e contabili;
• dati relativi alla situazione economica, patrimoniale e finanziaria;
• dati relativi ai rapporti di lavoro e alla posizione professionale;
• dati contenuti in documenti contabili, fiscali, societari e amministrativi;
• dati relativi a familiari, dipendenti, collaboratori, soci, amministratori, clienti, fornitori e altri soggetti collegati all’interessato;
• dati di navigazione e informazioni tecniche relative all’utilizzo dei servizi digitali dello Studio;
• eventuali categorie particolari di dati personali ai sensi dell’articolo 9 del Regolamento (UE) 2016/679, ove contenuti nella documentazione ricevuta o necessari per l’esecuzione dell’incarico;
• dati relativi a procedimenti giudiziari e reati, nei casi consentiti dalla legge e necessari per l’esecuzione dell’incarico.

  Lo Studio invita l’interessato a non trasmettere dati personali non necessari rispetto alle finalità del trattamento.

  3. Finalità del trattamento
  

  I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

  a) instaurazione, gestione ed esecuzione del rapporto professionale e contrattuale;

  b) svolgimento di attività di consulenza contabile, fiscale, societaria, amministrativa, del lavoro e in materia di adempimenti previsti dalla legge;

  c) predisposizione, elaborazione, trasmissione e conservazione di dichiarazioni, comunicazioni, modelli, registri, scritture contabili, denunce e altri documenti previsti dalla normativa;

  d) gestione degli obblighi contabili, fiscali, previdenziali, assicurativi, civilistici e antiriciclaggio;

  e) gestione degli incarichi conferiti da persone fisiche, imprese, società, enti e professionisti;

  f) gestione dei rapporti con enti pubblici, amministrazioni finanziarie, enti previdenziali, camere di commercio, autorità, banche, assicurazioni, consulenti e altri soggetti coinvolti nell’esecuzione dell’incarico;

  g) adempimento degli obblighi derivanti da leggi, regolamenti, normativa nazionale ed europea, provvedimenti delle autorità e richieste degli organi di vigilanza e controllo;

  h) gestione amministrativa, contabile e finanziaria del rapporto, compresa la fatturazione e la gestione dei pagamenti;

  i) tutela dei diritti del Titolare, accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziale, stragiudiziale o amministrativa;

  j) prevenzione e gestione di frodi, illeciti, accessi non autorizzati e incidenti di sicurezza;

  k) invio di comunicazioni operative e relative all’incarico tramite posta ordinaria, e-mail, PEC, telefono o altri strumenti di comunicazione;

  l) invio di newsletter, comunicazioni informative, aggiornamenti normativi e comunicazioni relative ai servizi dello Studio, previo consenso dell’interessato ove richiesto;

  m) gestione delle richieste formulate dall’interessato e delle attività di assistenza e supporto.

  4. Base giuridica del trattamento
  

  Il trattamento dei dati personali si fonda sulle seguenti basi giuridiche:

• esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato;
• adempimento di obblighi legali ai quali è soggetto il Titolare;
• perseguimento del legittimo interesse del Titolare o di terzi, nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali dell’interessato;
• accertamento, esercizio o difesa di un diritto;
• consenso dell’interessato, nei casi in cui sia richiesto dalla normativa vigente.

  Il conferimento del consenso per finalità promozionali e informative è facoltativo e il mancato rilascio non impedisce l’instaurazione o la gestione del rapporto professionale.

  5. Natura del conferimento dei dati
  

  Il conferimento dei dati personali necessari per l’instaurazione e l’esecuzione del rapporto professionale, nonché per l’adempimento degli obblighi di legge, è obbligatorio.

  Il mancato conferimento, totale o parziale, dei dati necessari può rendere impossibile allo Studio l’esecuzione dell’incarico, l’adempimento degli obblighi normativi o la prestazione dei servizi richiesti.

  Il conferimento dei dati per finalità promozionali, informative o commerciali è facoltativo.

  6. Modalità del trattamento
  

  Il trattamento dei dati personali è effettuato mediante strumenti cartacei, informatici e telematici, secondo principi di correttezza, liceità, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione delle finalità e conservazione.

  I dati sono trattati da soggetti autorizzati e adeguatamente istruiti dal Titolare e sono protetti mediante misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza proporzionato al rischio.

  7. Destinatari dei dati personali
  

  I dati personali possono essere comunicati, nei limiti delle finalità indicate, alle seguenti categorie di destinatari:

• dipendenti, collaboratori e professionisti autorizzati dello Studio;
• consulenti e collaboratori esterni;
• consulenti del lavoro, avvocati, revisori, commercialisti, notai e altri professionisti;
• società e fornitori di servizi informatici, cloud, archiviazione, assistenza tecnica e sicurezza;
• soggetti incaricati della gestione amministrativa e contabile;
• istituti bancari e intermediari finanziari;
• società di recupero crediti, assicurazioni e società di postalizzazione;
• amministrazioni pubbliche, enti previdenziali e assistenziali, agenzie fiscali, camere di commercio e autorità competenti;
• organismi di vigilanza, controllo e regolamentazione;
• autorità giudiziarie, forze dell’ordine e pubbliche autorità;
• soggetti ai quali la comunicazione sia necessaria per l’esecuzione dell’incarico o per adempiere a obblighi di legge.

  I soggetti che trattano dati per conto del Titolare sono nominati, ove necessario, responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679.

  I dati personali non sono oggetto di diffusione.

  8. Trasferimento dei dati verso Paesi terzi
  

  I dati personali sono trattati, di norma, all’interno dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo.

  Qualora, per esigenze tecniche o operative, i dati siano trasferiti verso Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il trasferimento avverrà nel rispetto delle disposizioni del Capo V del Regolamento (UE) 2016/679, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea, di clausole contrattuali standard o di altro idoneo strumento previsto dalla normativa vigente.

  9. Periodo di conservazione
  

  I dati personali sono conservati per il periodo necessario al perseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti.

  In particolare:

• i dati relativi al rapporto professionale sono conservati per tutta la durata dell’incarico e, successivamente, per il periodo necessario all’adempimento degli obblighi di legge e alla tutela dei diritti del Titolare;
• i dati contabili, fiscali e amministrativi sono conservati per il periodo previsto dalla normativa applicabile;
• i dati necessari ai fini antiriciclaggio sono conservati per il periodo previsto dalla normativa vigente;
• i dati relativi a contenziosi sono conservati fino alla definizione degli stessi e per il successivo periodo necessario alla tutela dei diritti;
• i dati trattati per finalità promozionali sono conservati fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione, salvo ulteriore conservazione necessaria per adempiere a obblighi di legge;
• i dati contenuti nelle comunicazioni e nella documentazione professionale sono conservati secondo i termini applicabili alla natura dell’incarico e agli obblighi professionali e normativi.

  Decorso il periodo di conservazione, i dati saranno cancellati, distrutti o resi anonimi, salvo ulteriori esigenze di conservazione previste dalla legge.

  10. Trattamento di categorie particolari di dati personali
  

  Qualora, nello svolgimento dell’incarico, lo Studio venga a conoscenza di categorie particolari di dati personali, tali dati saranno trattati esclusivamente nei casi previsti dall’articolo 9 del Regolamento (UE) 2016/679 e dalla normativa applicabile.

  Il trattamento potrà essere necessario, a titolo esemplificativo, per:

• adempiere obblighi e esercitare diritti in materia di lavoro, previdenza e sicurezza sociale;
• assolvere obblighi contabili, fiscali e previdenziali;
• accertare, esercitare o difendere un diritto;
• perseguire finalità di interesse pubblico previste dalla legge;
• eseguire l’incarico professionale conferito dall’interessato.
  

  11. Processi decisionali automatizzati
  

  Il Titolare non effettua trattamenti basati esclusivamente su processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici sull’interessato o che incidano significativamente sulla sua persona.

  12. Diritti dell’interessato
  

  L’interessato può esercitare, nei casi previsti dalla normativa vigente, i seguenti diritti:

• ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali;
• ottenere l’accesso ai dati personali e alle informazioni previste dall’articolo 15 del Regolamento (UE) 2016/679;
• ottenere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione dei dati incompleti;
• ottenere la cancellazione dei dati, nei casi previsti dall’articolo 17 del Regolamento;
• ottenere la limitazione del trattamento, nei casi previsti dall’articolo 18 del Regolamento;
• opporsi al trattamento dei dati personali, nei casi previsti dall’articolo 21 del Regolamento;
• ricevere i dati personali in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e trasmetterli a un altro titolare, ove applicabile;
• revocare il consenso precedentemente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
• proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o ad altra autorità di controllo competente.

  L’esercizio dei diritti può essere effettuato inviando una richiesta al Titolare del trattamento ai seguenti recapiti:

  [Denominazione dello Studio]
  [indirizzo]
  E-mail: [●]
  PEC: [●]

  Il Titolare fornirà riscontro alla richiesta entro i termini previsti dalla normativa vigente. Qualora necessario, potrà essere richiesta all’interessato un’ulteriore informazione utile a verificarne l’identità.

  13. Dati personali acquisiti da terzi
  

  Qualora i dati personali non siano raccolti direttamente presso l’interessato, gli stessi possono essere acquisiti da:

• clienti, datori di lavoro, società, enti e organizzazioni;
• amministratori, soci, dipendenti, collaboratori e rappresentanti;
• consulenti e altri professionisti;
• pubbliche amministrazioni, enti previdenziali e assistenziali, agenzie fiscali e camere di commercio;
• banche, assicurazioni e altri soggetti coinvolti nella gestione dell’incarico;
• banche dati, registri pubblici e fonti accessibili al pubblico;
• soggetti autorizzati dall’interessato o previsti dalla legge.
  

  14. Aggiornamenti dell’informativa
  

  La presente informativa può essere aggiornata o modificata per adeguarla a variazioni normative, organizzative o tecniche. La versione aggiornata è disponibile presso lo Studio o attraverso i canali di comunicazione utilizzati dal Titolare.

  Data di aggiornamento: [●]

  15. Presa visione dell’informativa
  

  L’interessato dichiara di aver ricevuto e preso visione della presente informativa sul trattamento dei dati personali.

  Luogo e data: [●]

  Firma: ____

Lo scioglimento dello studio associato è la cessazione dell’attività esercitata congiuntamente dai professionisti associati. Può avvenire per accordo tra gli associati, per scadenza o impossibilità di raggiungere lo scopo, oppure per altre cause previste dal contratto associativo. Comporta la gestione dei rapporti ancora in corso, la definizione dei debiti e dei crediti, la ripartizione dei beni residui e gli eventuali adempimenti fiscali e amministrativi.

Come scrivere scioglimento studio associato

Lo scioglimento di uno studio associato deve risultare da un atto scritto, normalmente denominato verbale o accordo di scioglimento, sottoscritto da tutti gli associati, salvo che il contratto associativo preveda regole diverse. Il contenuto deve essere coerente con l’atto costitutivo originario, con le eventuali modifiche intervenute nel tempo e con le norme applicabili all’attività esercitata. È opportuno che l’atto indichi con precisione la denominazione dello studio, la sede, il codice fiscale, l’eventuale partita IVA, i dati anagrafici e professionali di tutti gli associati e gli estremi del contratto con cui lo studio è stato costituito.

Deve essere indicata in modo chiaro la volontà degli associati di sciogliere lo studio, specificando la data in cui lo scioglimento produce effetto. È importante precisare se lo scioglimento avviene per decisione unanime, per scadenza del termine, per impossibilità di conseguire lo scopo associativo, per il venir meno del numero minimo di associati, per recesso o esclusione di uno o più professionisti oppure per altre cause previste dal contratto. Se lo scioglimento non comporta la cessazione immediata di ogni attività, l’atto deve distinguere tra la data di cessazione dell’esercizio professionale associato e il successivo periodo di liquidazione.

L’atto dovrebbe inoltre stabilire chi sarà incaricato delle operazioni di liquidazione. Gli associati possono attribuire questo compito a uno o più di loro oppure nominare un professionista esterno. Devono essere definiti i poteri del liquidatore, i limiti della sua attività, le modalità con cui dovrà riferire agli associati e, se necessario, il compenso spettantegli. Il liquidatore dovrà occuparsi della chiusura delle attività ancora pendenti, dell’incasso dei crediti, del pagamento dei debiti, della gestione dei rapporti con clienti, dipendenti, collaboratori, fornitori e locatori, nonché degli adempimenti fiscali e amministrativi conclusivi.

È necessario descrivere come saranno trattati gli incarichi professionali in corso. L’atto dovrebbe indicare quali pratiche saranno portate a termine dallo studio durante la liquidazione, quali saranno trasferite ai singoli professionisti e con quali modalità dovranno essere informati i clienti. Il trasferimento degli incarichi non può essere considerato automatico: occorre rispettare il rapporto fiduciario con il cliente, le regole professionali applicabili e gli obblighi di informazione, riservatezza e conservazione della documentazione. Dovrebbero essere disciplinati anche la restituzione degli originali, la consegna dei fascicoli, l’archiviazione dei documenti e l’individuazione del professionista responsabile delle pratiche eventualmente non concluse.

Particolare attenzione deve essere riservata alla ripartizione del patrimonio dello studio. L’atto dovrebbe contenere i criteri per la liquidazione delle disponibilità finanziarie, dei crediti verso clienti, dei beni strumentali, delle attrezzature, degli arredi, dei software, dei marchi, dei domini internet, degli archivi e di ogni altro bene comune. È opportuno indicare se tali beni saranno venduti, assegnati a uno o più associati oppure mantenuti in comunione per un periodo determinato. Per ogni assegnazione dovrebbe essere definito il valore attribuito, possibilmente sulla base di un inventario e di una situazione contabile aggiornata.

Devono essere regolate anche le passività dello studio, comprese quelle già note e quelle che potrebbero emergere dopo la cessazione. Occorre stabilire come saranno pagati i debiti verso fornitori, dipendenti, collaboratori, enti previdenziali, amministrazione finanziaria e altri soggetti. Se non è ancora possibile determinare l’importo di alcune obbligazioni, è consigliabile prevedere l’accantonamento di somme sufficienti o la costituzione di un fondo destinato a coprire tali passività. L’accordo dovrebbe chiarire, nei rapporti interni tra gli associati, in quale misura ciascuno sosterrà eventuali debiti residui, tenendo conto delle quote di partecipazione, delle regole contrattuali e della natura dell’obbligazione.

Un aspetto centrale è la determinazione dei rapporti economici tra gli associati. Devono essere stabilite le modalità di redazione del bilancio o della situazione patrimoniale finale, la data alla quale saranno calcolati utili e perdite, il trattamento degli acconti eventualmente già percepiti e la restituzione dei conferimenti. L’eventuale residuo attivo dovrà essere distribuito secondo le percentuali previste dal contratto associativo o, in mancanza, secondo i criteri applicabili. Analogamente, l’eventuale disavanzo dovrà essere posto a carico degli associati secondo le regole concordate o previste dalla legge. È preferibile allegare all’atto un rendiconto dettagliato, sottoscritto dagli associati, dal quale risultino attività, passività, crediti, debiti e disponibilità liquide.

L’atto deve disciplinare i rapporti relativi al personale e ai collaboratori. Se lo studio ha dipendenti, occorre indicare se i rapporti di lavoro saranno cessati, trasferiti a un singolo professionista o proseguiti da una diversa organizzazione, nel rispetto della normativa lavoristica. Devono essere considerate le competenze maturate, le ferie, il trattamento di fine rapporto, gli eventuali preavvisi e gli obblighi di comunicazione agli enti competenti. Per i collaboratori e consulenti esterni dovranno essere verificati i contratti in essere, gli incarichi ancora da eseguire e i compensi non ancora liquidati.

Devono essere previste le modalità di chiusura dei rapporti contrattuali dello studio, compresi il contratto di locazione o comodato dei locali, le utenze, i contratti con società informatiche, i servizi di conservazione digitale, le assicurazioni professionali, gli abbonamenti, i contratti di manutenzione e i rapporti bancari. Nel caso di conto corrente intestato allo studio, l’atto dovrebbe indicare chi è autorizzato a operare durante la liquidazione e in quale momento il conto sarà estinto, dopo il pagamento delle spese e dei debiti residui.

È opportuno inserire una disciplina relativa alla responsabilità per le attività svolte prima dello scioglimento. La cessazione dello studio non elimina automaticamente le responsabilità professionali, fiscali, contrattuali o risarcitorie riferibili al periodo precedente. L’accordo dovrebbe quindi indicare come saranno gestite le richieste dei clienti, i contenziosi già pendenti, gli eventuali reclami, le verifiche fiscali e le pretese di terzi. Dovrebbe essere verificata anche la copertura assicurativa per la responsabilità professionale e, se necessario, mantenuta una copertura postuma o una specifica estensione della polizza.

L’atto dovrebbe stabilire chi conserverà la documentazione contabile, fiscale, societaria e professionale dello studio e per quanto tempo. La conservazione deve riguardare anche i documenti digitali, le copie di sicurezza, le credenziali necessarie per accedere ai sistemi e gli archivi relativi ai clienti. Devono essere rispettate le disposizioni in materia di protezione dei dati personali, segreto professionale e sicurezza delle informazioni. È consigliabile indicare il soggetto responsabile dell’archivio e le modalità con cui gli ex associati potranno accedere alla documentazione quando ciò sia necessario per adempiere a obblighi professionali o difendere i propri diritti.

Dal punto di vista fiscale e amministrativo, l’accordo dovrebbe prevedere l’esecuzione di tutti gli adempimenti conseguenti alla cessazione. A seconda della struttura concreta dello studio, potranno essere necessarie la comunicazione della variazione o cessazione della posizione fiscale, gli adempimenti presso l’Agenzia delle Entrate, la Camera di Commercio se applicabile, gli enti previdenziali, gli ordini o collegi professionali e gli altri registri o organismi competenti. Dovranno inoltre essere predisposte le dichiarazioni fiscali finali, la liquidazione delle imposte, la fatturazione delle prestazioni già eseguite e la gestione dell’eventuale IVA, dei rimborsi spese e delle ritenute.

Infine, è utile indicare che lo scioglimento sarà comunicato ai clienti, ai fornitori, ai dipendenti, agli enti pubblici, agli istituti bancari e agli altri soggetti interessati, specificando la data di cessazione, il referente per il periodo di liquidazione e le modalità di contatto successive. L’atto dovrebbe prevedere anche l’approvazione del rendiconto finale, la liberazione del liquidatore una volta completate le operazioni, la definizione di eventuali controversie tra gli associati e il foro competente o una procedura di conciliazione, se ritenuta opportuna.

Poiché lo studio associato può assumere forme e avere regole diverse a seconda dell’attività professionale svolta, lo scioglimento dovrebbe essere verificato da un commercialista e, quando vi siano beni rilevanti, dipendenti, contenziosi o clausole complesse, anche da un avvocato o da un notaio. La validità dell’atto dipende infatti non solo dalla volontà degli associati, ma anche dall’osservanza del contratto associativo, degli obblighi fiscali, delle regole dell’ordine professionale e delle disposizioni relative a clienti, lavoratori, creditori e trattamento dei dati.

Esempio scioglimento studio associato

ATTO DI SCIOGLIMENTO DELLO STUDIO ASSOCIATO

Tra

il/La Dott./Dott.ssa/Avv./Ing. [NOME E COGNOME], nato/a a [LUOGO] il [DATA], codice fiscale [CODICE FISCALE], residente in [INDIRIZZO], iscritto/a all’Albo/Ordine dei [ORDINE PROFESSIONALE] della Provincia di [PROVINCIA] al n. [NUMERO];

il/La Dott./Dott.ssa/Avv./Ing. [NOME E COGNOME], nato/a a [LUOGO] il [DATA], codice fiscale [CODICE FISCALE], residente in [INDIRIZZO], iscritto/a all’Albo/Ordine dei [ORDINE PROFESSIONALE] della Provincia di [PROVINCIA] al n. [NUMERO];

eventualmente

il/La Dott./Dott.ssa/Avv./Ing. [NOME E COGNOME], nato/a a [LUOGO] il [DATA], codice fiscale [CODICE FISCALE], residente in [INDIRIZZO], iscritto/a all’Albo/Ordine dei [ORDINE PROFESSIONALE] della Provincia di [PROVINCIA] al n. [NUMERO];

di seguito, congiuntamente, “Associati”.

PREMESSO CHE

a) in data [DATA] gli Associati hanno costituito lo studio associato denominato “[DENOMINAZIONE DELLO STUDIO ASSOCIATO]”, con sede in [INDIRIZZO COMPLETO], codice fiscale e partita IVA [DATI FISCALI];

b) lo Studio Associato è disciplinato dall’atto costitutivo e dal contratto associativo sottoscritto in data [DATA], nonché dalle eventuali successive modifiche;

c) gli Associati intendono sciogliere consensualmente lo Studio Associato a decorrere dal [DATA DI EFFICACIA DELLO SCIOGLIMENTO];

d) alla data di sottoscrizione del presente atto gli Associati dichiarano di aver assunto ogni decisione necessaria per procedere allo scioglimento dello Studio Associato e alla definizione dei rapporti patrimoniali, economici e professionali derivanti dall’attività associativa;

tutto ciò premesso, si conviene e stipula quanto segue.

Articolo 1 – Scioglimento

Gli Associati, con decisione unanime, dichiarano sciolto lo Studio Associato denominato “[DENOMINAZIONE]” con effetto dal [DATA].

A decorrere dalla medesima data cessa l’esercizio in forma associata dell’attività professionale.

Lo Studio Associato conserverà la propria soggettività esclusivamente per il compimento degli atti necessari alla definizione dei rapporti pendenti, alla liquidazione delle attività e alla estinzione delle passività.

Articolo 2 – Cessazione dell’attività

L’attività professionale dello Studio Associato cesserà definitivamente in data [DATA].

A decorrere da tale data nessun Associato potrà assumere nuovi incarichi o sottoscrivere obbligazioni in nome e per conto dello Studio Associato, salvo quanto strettamente necessario per la gestione e la definizione dei rapporti ancora pendenti.

Gli incarichi professionali in corso saranno:

a) trasferiti ai singoli Associati, previo consenso dei clienti e nel rispetto della normativa professionale applicabile;

b) proseguiti dallo Studio Associato sino alla loro conclusione;

c) eventualmente rinunciati o definiti secondo quanto concordato con i clienti.

Articolo 3 – Liquidazione

Gli Associati provvederanno alla liquidazione delle attività e delle passività dello Studio Associato mediante:

a) riscossione dei crediti risultanti dalla contabilità dello Studio;

b) pagamento dei debiti, delle spese e degli oneri ancora dovuti;

c) definizione dei rapporti con dipendenti, collaboratori, consulenti, fornitori e terzi;

d) chiusura dei rapporti bancari e finanziari intestati allo Studio Associato;

e) predisposizione e presentazione delle dichiarazioni fiscali e degli ulteriori adempimenti previsti dalla legge;

f) ripartizione dell’eventuale patrimonio residuo tra gli Associati.

Le operazioni di liquidazione saranno concluse entro il [DATA] ovvero entro il diverso termine necessario per la definizione dei rapporti pendenti.

Articolo 4 – Responsabile della liquidazione

Gli Associati nominano quale responsabile delle operazioni di liquidazione il/la Dott./Dott.ssa/Avv./Ing. [NOME E COGNOME], il/la quale accetta l’incarico.

Il responsabile della liquidazione è autorizzato a:

a) riscuotere i crediti dello Studio Associato;

b) pagare i debiti e le obbligazioni dello Studio;

c) intrattenere i rapporti con banche, enti pubblici, clienti, fornitori e professionisti;

d) sottoscrivere gli atti necessari alla chiusura dello Studio Associato;

e) provvedere agli adempimenti fiscali, previdenziali, amministrativi e professionali conseguenti allo scioglimento;

f) predisporre il rendiconto finale di liquidazione.

Articolo 5 – Situazione patrimoniale

Alla data del [DATA] la situazione patrimoniale, economica e finanziaria dello Studio Associato risulta dalla documentazione contabile predisposta dagli Associati.

Gli Associati dichiarano che:

a) le attività dello Studio Associato ammontano complessivamente a euro [IMPORTO];

b) le passività dello Studio Associato ammontano complessivamente a euro [IMPORTO];

c) il patrimonio netto residuo ammonta a euro [IMPORTO];

d) non sussistono ulteriori attività o passività, oltre a quelle risultanti dalla documentazione contabile, salvo quelle che dovessero emergere successivamente e che saranno regolate ai sensi del presente atto.

Articolo 6 – Ripartizione delle attività e delle passività

Il patrimonio residuo dello Studio Associato, una volta soddisfatti tutti i creditori e detratti gli oneri, le spese e le imposte dovute, sarà ripartito tra gli Associati secondo le rispettive quote di partecipazione, come risultanti dall’atto costitutivo e dalle successive modifiche.

In mancanza di diversa previsione, le quote di partecipazione sono le seguenti:

• [NOME ASSOCIATO]: [PERCENTUALE]%;
• [NOME ASSOCIATO]: [PERCENTUALE]%;
• [NOME ASSOCIATO]: [PERCENTUALE]%.

  Eventuali ulteriori passività che dovessero emergere successivamente allo scioglimento saranno sostenute dagli Associati in proporzione alle rispettive quote di partecipazione, salvo che derivino da condotte imputabili esclusivamente a uno di essi.

  Articolo 7 – Rapporti con i clienti

  Gli Associati si impegnano a informare tempestivamente i clienti dello scioglimento dello Studio Associato e delle modalità di prosecuzione, trasferimento o conclusione degli incarichi professionali.

  La documentazione e le informazioni relative agli incarichi saranno consegnate o trasferite al professionista individuato dal cliente, nel rispetto degli obblighi di riservatezza, della normativa in materia di protezione dei dati personali e delle disposizioni dell’Ordine professionale competente.

  Eventuali compensi maturati alla data dello scioglimento saranno imputati allo Studio Associato e successivamente ripartiti tra gli Associati secondo le rispettive quote, salvo diverso accordo scritto tra le parti.

  Articolo 8 – Dipendenti e collaboratori

  Gli Associati provvederanno alla definizione dei rapporti di lavoro subordinato, di collaborazione e di consulenza in essere alla data dello scioglimento, nel rispetto della normativa applicabile.

  Le competenze, gli oneri previdenziali, assicurativi, fiscali e di fine rapporto saranno imputati allo Studio Associato e soddisfatti nell’ambito delle operazioni di liquidazione.

  Articolo 9 – Documentazione e conservazione degli atti

  La documentazione contabile, fiscale, amministrativa e professionale dello Studio Associato sarà conservata presso [INDIRIZZO] dal/dalla [NOME E COGNOME], per il periodo previsto dalla legge.

  Ciascun Associato avrà diritto di accedere alla documentazione necessaria per la tutela dei propri diritti e per l’adempimento degli obblighi professionali, fiscali e previdenziali.

  La documentazione relativa ai singoli clienti sarà conservata dal professionista che proseguirà il relativo incarico ovvero consegnata al cliente o al professionista da questi indicato.

  Articolo 10 – Adempimenti fiscali e amministrativi

  Gli Associati autorizzano il responsabile della liquidazione a provvedere a tutti gli adempimenti necessari conseguenti allo scioglimento, inclusi:

  a) la presentazione delle dichiarazioni fiscali relative al periodo di attività e al periodo di liquidazione;

  b) la comunicazione della cessazione dell’attività agli uffici competenti;

  c) la chiusura della partita IVA e del codice fiscale, ove previsto;

  d) la chiusura delle posizioni previdenziali e assicurative;

  e) la cancellazione o l’aggiornamento delle iscrizioni presso registri, albi, enti e amministrazioni competenti;

  f) la chiusura dei conti correnti e degli altri rapporti finanziari intestati allo Studio Associato.

  Articolo 11 – Conti correnti e disponibilità finanziarie

  Le somme presenti sui conti correnti intestati allo Studio Associato saranno utilizzate prioritariamente per il pagamento delle passività e degli oneri di liquidazione.

  L’eventuale saldo residuo sarà ripartito tra gli Associati secondo le rispettive quote di partecipazione.

  I conti correnti saranno estinti al termine delle operazioni di liquidazione, previa definizione di ogni rapporto con gli istituti di credito.

  Articolo 12 – Responsabilità

  Lo scioglimento dello Studio Associato non pregiudica i diritti dei clienti, dei creditori e dei terzi, né estingue le responsabilità professionali, civili, fiscali, amministrative e previdenziali derivanti dall’attività svolta durante il periodo di operatività dello Studio.

  Ciascun Associato resterà responsabile per gli atti, le omissioni e le obbligazioni direttamente imputabili alla propria attività professionale.

  Articolo 13 – Polizze assicurative

  Gli Associati provvederanno alla verifica e alla gestione delle polizze assicurative intestate allo Studio Associato o riferibili all’attività svolta, mantenendo in essere, ove necessario, le coperture assicurative previste dalla legge o necessarie per la gestione delle responsabilità relative agli incarichi già assunti.

  Articolo 14 – Rendiconto finale

  Al termine delle operazioni di liquidazione il responsabile predisporrà il rendiconto finale, contenente l’indicazione delle attività riscosse, delle passività pagate, delle spese sostenute e delle somme eventualmente residue.

  Il rendiconto sarà sottoposto all’approvazione degli Associati, i quali si impegnano ad approvarlo entro [NUMERO] giorni dalla sua comunicazione, salvo contestazioni motivate formulate per iscritto.

  Con l’approvazione del rendiconto finale, gli Associati dichiareranno definitivamente regolati i rapporti economici derivanti dallo scioglimento, fatto salvo quanto previsto dall’articolo 12.

  Articolo 15 – Rinunce e quietanze

  Con la sottoscrizione del presente atto, gli Associati dichiarano di non avere nulla a pretendere reciprocamente in relazione allo scioglimento dello Studio Associato, salvo quanto previsto nel presente atto e salvo l’esito delle operazioni di liquidazione.

  A seguito dell’approvazione del rendiconto finale e dell’integrale esecuzione degli obblighi previsti dal presente accordo, ciascun Associato rilascerà agli altri ampia e definitiva quietanza per quanto di rispettiva competenza.

  Articolo 16 – Spese

  Le spese relative alla redazione, sottoscrizione, registrazione, comunicazione ed esecuzione del presente atto, nonché quelle connesse agli adempimenti di liquidazione, saranno sostenute dallo Studio Associato e, ove non possibile, dagli Associati in proporzione alle rispettive quote di partecipazione.

  Articolo 17 – Comunicazioni

  Ogni comunicazione relativa al presente atto dovrà essere effettuata per iscritto mediante posta elettronica certificata, raccomandata con avviso di ricevimento o altro mezzo idoneo a comprovare la ricezione, ai seguenti indirizzi:

• [NOME ASSOCIATO] – PEC: [INDIRIZZO PEC];
• [NOME ASSOCIATO] – PEC: [INDIRIZZO PEC];
• [NOME ASSOCIATO] – PEC: [INDIRIZZO PEC].

  Articolo 18 – Legge applicabile e foro competente

  Il presente atto è regolato dalla legge italiana.

  Per ogni controversia relativa all’interpretazione, validità, esecuzione o scioglimento del presente atto sarà competente il Foro di [CITTÀ], salvo diversa competenza inderogabile prevista dalla legge.

  Articolo 19 – Disposizioni finali

  Le premesse costituiscono parte integrante e sostanziale del presente atto.

  Il presente atto sostituisce ogni precedente intesa, scritta o orale, avente a oggetto lo scioglimento dello Studio Associato.

  Qualsiasi modifica o integrazione del presente atto dovrà risultare da documento scritto e sottoscritto da tutti gli Associati.

  Letto, confermato e sottoscritto.

  [LUOGO], [DATA]

  Firma degli Associati

  ____
  [NOME E COGNOME]

  ____
  [NOME E COGNOME]

  ____
  [NOME E COGNOME]

Il progetto di scissione con scorporo è il documento con cui una società stabilisce di trasferire tutto o parte del proprio patrimonio a una o più società beneficiarie, ricevendo in cambio partecipazioni in queste ultime. Tali partecipazioni vengono assegnate direttamente alla società scissa, e non ai suoi soci, che continuano quindi a detenere le partecipazioni nella società originaria. La società scissa, salvo il caso di trasferimento dell’intero patrimonio, prosegue la propria attività.

Come scrivere progetto di scissione con scorporo

Il progetto di scissione mediante scorporo è il documento centrale dell’operazione e deve consentire ai soci, ai creditori e al notaio di comprendere con precisione che cosa viene trasferito, a favore di quali società, con quali modalità e con quali effetti giuridici, patrimoniali e organizzativi. La disciplina di riferimento è contenuta principalmente negli articoli 2506.1, 2506-bis e 2501-ter del Codice civile, oltre che nelle disposizioni applicabili alla costituzione delle società beneficiarie.

La caratteristica fondamentale dello scorporo deve risultare chiaramente dal progetto: la società scissa trasferisce l’intero patrimonio o una parte di esso a una o più società beneficiarie di nuova costituzione e riceve essa stessa, non i propri soci, le azioni o quote delle società beneficiarie. Questo elemento distingue lo scorporo dalla scissione ordinaria, nella quale le partecipazioni delle beneficiarie sono normalmente assegnate ai soci della società scissa. Il progetto deve quindi indicare espressamente che le partecipazioni delle nuove società saranno attribuite alla società scissa e deve precisare la percentuale, il numero, il valore nominale, ove previsto, e le caratteristiche delle azioni o quote che essa riceverà.

In primo luogo devono essere indicati la forma giuridica, la denominazione o ragione sociale, la sede e i dati identificativi della società scissa e delle società beneficiarie di nuova costituzione. Poiché nello scorporo le beneficiarie devono essere nuove società, il progetto deve contenere anche gli elementi essenziali dei rispettivi atti costitutivi e statuti. Devono essere descritte, tra l’altro, la forma societaria prescelta, l’oggetto sociale, il capitale sociale, il numero e le caratteristiche delle azioni oppure il valore e la composizione delle quote, le regole di amministrazione e rappresentanza, le modalità di nomina degli organi sociali e le eventuali categorie speciali di partecipazioni.

Il progetto deve descrivere in modo preciso il patrimonio oggetto di assegnazione. Non è sufficiente affermare che viene trasferito un generico ramo d’azienda o una determinata attività economica. Devono essere individuati i beni, i rapporti giuridici e le passività trasferiti, attraverso riferimenti contabili, catastali, contrattuali, societari o di altro tipo che permettano di identificarli senza incertezze. In relazione agli immobili occorre indicare i dati catastali e i titoli di provenienza; per i rapporti contrattuali devono essere individuati i contratti interessati e la posizione della società scissa; per i crediti devono essere individuati almeno secondo criteri idonei a renderli determinabili; per i debiti devono essere precisati l’origine, l’importo risultante dalla situazione patrimoniale di riferimento e l’eventuale disciplina della loro assunzione da parte della beneficiaria.

La descrizione deve comprendere anche le attività immateriali, come marchi, brevetti, licenze, autorizzazioni, software, know-how, avviamento e diritti di proprietà intellettuale, nonché i rapporti di lavoro, i contenziosi, le garanzie prestate o ricevute, i rapporti bancari, gli impegni fuori bilancio e gli eventuali rischi connessi al complesso aziendale trasferito. Quando viene trasferito un ramo d’azienda, il progetto dovrebbe individuare i criteri con cui sono ricompresi i dipendenti, le autorizzazioni, i contratti, i beni strumentali e i rapporti funzionalmente collegati al ramo, così da evitare che l’oggetto dello scorporo resti indeterminato.

Se il patrimonio viene suddiviso tra più società beneficiarie, il progetto deve indicare esattamente quali elementi patrimoniali sono assegnati a ciascuna beneficiaria. Deve inoltre chiarire quali beni e rapporti restano nella società scissa. Questa delimitazione è essenziale perché, in mancanza di una chiara attribuzione, operano le regole legali sulla sorte degli elementi non espressamente assegnati. Per le attività non individuate in modo specifico possono sorgere problemi sulla loro appartenenza alla società scissa o alle beneficiarie; per le passività non chiaramente attribuite possono operare regole di responsabilità solidale tra le società partecipanti, nei limiti previsti dalla legge. Il progetto dovrebbe pertanto contenere anche criteri residuali per determinare la società cui spettano gli elementi non espressamente menzionati e per distribuire le passività la cui attribuzione non sia immediatamente desumibile.

Devono essere indicati i criteri di determinazione del valore del patrimonio trasferito e del capitale o del patrimonio netto delle beneficiarie. Nel caso di beneficiarie di nuova costituzione, il progetto deve spiegare come il valore dei beni e dei rapporti assegnati si traduca nel capitale sociale e nell’eventuale sovrapprezzo. Occorre distinguere il valore economico complessivo del compendio trasferito dal valore nominale del capitale emesso, poiché il patrimonio assegnato può essere superiore al capitale della beneficiaria e la differenza può essere imputata a riserva o a sovrapprezzo. Se l’operazione è realizzata sulla base di valori contabili, di valori correnti o di una valutazione economica, il criterio seguito deve essere coerente con la documentazione dell’operazione e adeguatamente illustrato.

Nel normale schema di scissione il progetto deve occuparsi del rapporto di cambio e delle modalità di assegnazione delle partecipazioni ai soci della scissa. Nello scorporo, invece, non vi è un rapporto di cambio in senso tecnico tra partecipazioni della società scissa e partecipazioni delle beneficiarie da assegnare ai soci, perché le nuove azioni o quote sono attribuite direttamente alla società scissa. Il progetto deve comunque spiegare questa peculiarità e indicare il criterio con cui è determinato il numero e il valore delle partecipazioni spettanti alla società scissa. Deve inoltre precisare che non è previsto alcun conguaglio in denaro a favore dei soci, salvo che l’operazione concreta presenti elementi ulteriori compatibili con la disciplina applicabile.

Il progetto deve indicare la data a decorrere dalla quale le azioni o quote delle beneficiarie partecipano agli utili. Anche nello scorporo tale indicazione è utile, sebbene le partecipazioni siano attribuite alla società scissa e non ai suoi soci. Deve inoltre essere indicata la data dalla quale le operazioni della società scissa relative al patrimonio trasferito sono imputate al bilancio delle beneficiarie. Questa data produce effetti contabili e deve essere distinta dalla data di efficacia giuridica della scissione, che normalmente coincide con l’ultima iscrizione dell’atto di scissione nel Registro delle imprese, salvo la diversa decorrenza ammessa dalla legge per determinati effetti.

Se l’operazione prevede una decorrenza contabile o fiscale anteriore alla data di efficacia giuridica, il progetto deve indicarla con chiarezza, verificando che tale decorrenza sia compatibile con le norme civilistiche, fiscali e contabili applicabili. È opportuno specificare anche come saranno gestiti i risultati economici maturati tra la data di riferimento della situazione patrimoniale e la data di efficacia della scissione, nonché i rapporti sorti in tale periodo e riferibili al patrimonio trasferito.

Devono essere indicate le modalità di assegnazione delle partecipazioni della nuova beneficiaria alla società scissa, compreso il momento in cui l’assegnazione avverrà, l’eventuale liberazione del capitale mediante conferimento dei beni e dei rapporti trasferiti e l’eventuale necessità di apporti ulteriori. Poiché la beneficiaria nasce con la scissione, il progetto deve coordinare l’assegnazione patrimoniale con le regole sulla costituzione della società e sulla sottoscrizione del capitale. Nel caso di società azionaria possono assumere rilievo le norme sui conferimenti in natura e sulla relazione di stima, quando applicabili; nel caso di società a responsabilità limitata devono essere rispettate le relative regole sui conferimenti e sulla valutazione dei beni.

Il progetto deve precisare il trattamento eventualmente riservato ai possessori di titoli diversi dalle azioni o quote ordinarie, come strumenti finanziari partecipativi, obbligazioni convertibili, titoli con diritti patrimoniali o amministrativi particolari e altre categorie di strumenti emessi dalla società scissa. Se non sono previsti diritti particolari o trattamenti differenziati, è opportuno dichiararlo espressamente. Devono inoltre essere indicate eventuali condizioni o vantaggi particolari a favore degli amministratori delle società partecipanti, dei liquidatori o di altri soggetti coinvolti nell’operazione. In assenza di vantaggi speciali, anche questa circostanza dovrebbe risultare dal progetto.

Quando lo scorporo comporta il trasferimento di un’azienda o di un ramo d’azienda, il progetto deve chiarire la sorte dei rapporti di lavoro, dei contratti aziendali, delle autorizzazioni amministrative, delle licenze, dei beni in leasing, delle garanzie e dei rapporti con clienti e fornitori. Per i rapporti contrattuali deve essere verificata la presenza di clausole che richiedano il consenso della controparte o che limitino il trasferimento. Per i dipendenti occorre individuare il perimetro del personale interessato e considerare la disciplina del trasferimento d’azienda, compresi gli obblighi informativi e consultivi nei confronti delle rappresentanze sindacali, quando ne ricorrano i presupposti.

Il progetto deve anche rendere comprensibili gli effetti dell’operazione sulla struttura della società scissa. Occorre indicare se la scissa continua la propria attività, se conserva un patrimonio residuo sufficiente, se modifica il proprio oggetto sociale o il proprio statuto e se l’operazione comporta una riduzione del capitale sociale oppure l’utilizzo di riserve. Se viene trasferita l’intera attività, il progetto deve descrivere le conseguenze sulla sopravvivenza della società scissa e sulla sua eventuale prosecuzione con il solo patrimonio costituito dalle partecipazioni ricevute nelle beneficiarie. Se viene trasferita soltanto una parte del patrimonio, deve essere chiaramente individuata la funzione economica del patrimonio residuo.

Particolare attenzione deve essere rivolta alla tutela dei creditori. Il progetto non deve necessariamente contenere una valutazione completa della solvibilità delle società coinvolte, ma deve descrivere il perimetro patrimoniale dell’operazione in modo da permettere ai creditori di comprendere quale società sarà titolare dei beni e obbligata per i debiti trasferiti. È inoltre opportuno indicare gli eventuali debiti garantiti, i rapporti finanziari infragruppo, le garanzie personali e reali e le misure adottate per assicurare la continuità dei rapporti con i creditori.

Al progetto devono essere collegati, secondo i casi e le eventuali semplificazioni applicabili, la situazione patrimoniale delle società partecipanti, la relazione degli amministratori, la relazione degli esperti e i bilanci degli esercizi precedenti. Questi documenti non fanno tutti parte del contenuto testuale del progetto, ma servono a illustrarne e verificarne i dati. Nello scorporo alcune relazioni possono non essere necessarie o possono essere semplificate, soprattutto perché non vi è assegnazione di partecipazioni ai soci della scissa e non deve essere determinato un rapporto di cambio tra le loro partecipazioni. Tuttavia, l’eventuale esclusione di una relazione non elimina l’obbligo di redigere un progetto completo, preciso e coerente con la situazione patrimoniale effettiva.

Infine, il progetto deve contenere le eventuali condizioni cui l’efficacia dell’operazione è subordinata, come autorizzazioni amministrative, autorizzazioni antitrust, consensi di finanziatori o verifiche relative a concessioni e licenze, purché tali condizioni siano compatibili con la disciplina della scissione. Deve essere approvato dagli organi amministrativi delle società partecipanti, depositato e pubblicato secondo le modalità previste dalla legge e sottoposto all’approvazione dei soci, salvo i casi in cui operino specifiche procedure semplificate. La corretta redazione richiede quindi non solo l’indicazione formale dei dati previsti dal Codice civile, ma anche una descrizione sostanziale e verificabile del patrimonio scorporato, della costituzione delle beneficiarie, della posizione della società scissa e degli effetti prodotti sui soci, sui creditori, sui lavoratori e sui rapporti contrattuali.

Esempio progetto di scissione con scorporo

PROGETTO DI SCISSIONE MEDIANTE SCORPORO

ai sensi degli articoli 2506.1 e seguenti del Codice Civile

1. Società partecipanti all’operazione

1.1 Società scissa

[Denominazione sociale], con sede legale in [●], codice fiscale e numero di iscrizione presso il Registro delle Imprese di [●] [●], capitale sociale pari a Euro [●], interamente sottoscritto e versato, iscritta al Registro Economico Amministrativo al n. [●], in persona del legale rappresentante pro tempore [nome e cognome], di seguito denominata anche “Società Scissa”.

1.2 Società beneficiaria

[Denominazione sociale], con sede legale in [●], codice fiscale e numero di iscrizione presso il Registro delle Imprese di [●] [●], capitale sociale pari a Euro [●], interamente sottoscritto e versato, iscritta al Registro Economico Amministrativo al n. [●], in persona del legale rappresentante pro tempore [nome e cognome], di seguito denominata anche “Società Beneficiaria”.

La Società Beneficiaria è:

• [ ] società di nuova costituzione;
• [ ] società preesistente.
  

  2. Premesse e finalità dell’operazione
  

  La Società Scissa intende procedere a un’operazione di scissione mediante scorporo ai sensi dell’articolo 2506.1 del Codice Civile, mediante il trasferimento alla Società Beneficiaria del complesso aziendale e/o dei beni, diritti, rapporti giuridici e passività descritti nel presente progetto.

  A fronte del trasferimento, la Società Scissa riceverà l’intero capitale sociale o una partecipazione al capitale sociale della Società Beneficiaria.

  Le partecipazioni della Società Beneficiaria saranno assegnate esclusivamente alla Società Scissa e non ai soci della medesima.

  L’operazione è finalizzata a:

• separare il ramo di attività relativo a [descrizione];
• favorire una più efficiente gestione delle attività trasferite;
• realizzare una distinta organizzazione patrimoniale, finanziaria e operativa;
• consentire alla Società Scissa di detenere una partecipazione nella Società Beneficiaria;
• perseguire gli ulteriori obiettivi industriali e strategici di seguito indicati: [●].
  

  3. Modalità di attuazione della scissione mediante scorporo
  

  La Società Scissa trasferirà alla Società Beneficiaria, che subentrerà nei relativi rapporti giuridici, il complesso aziendale costituito da [descrizione dettagliata del ramo d’azienda o dei beni e rapporti trasferiti].

  Il trasferimento comprenderà gli elementi patrimoniali attivi e passivi indicati negli allegati al presente progetto, che ne costituiscono parte integrante.

  La Società Scissa riceverà, a fronte del trasferimento, partecipazioni rappresentative del capitale sociale della Società Beneficiaria per un valore nominale complessivo pari a Euro [●] e per un valore contabile complessivo pari a Euro [●].

  4. Costituzione o aumento del capitale della Società Beneficiaria
  

  4.1 Società Beneficiaria di nuova costituzione
  

  Qualora la Società Beneficiaria sia di nuova costituzione, essa sarà costituita con un capitale sociale pari a Euro [●], suddiviso in:

• n. [●] azioni del valore nominale di Euro [●] ciascuna; oppure
• quote del valore nominale complessivo di Euro [●].

  Il capitale sociale sarà sottoscritto interamente dalla Società Scissa mediante conferimento del patrimonio oggetto di scorporo.

  L’eventuale eccedenza del valore del patrimonio trasferito rispetto al valore nominale del capitale sociale sarà imputata a [riserva sovrapprezzo / riserva da scissione / altra riserva disponibile] per Euro [●].

  4.2 Società Beneficiaria preesistente
  

  Qualora la Società Beneficiaria sia preesistente, il capitale sociale sarà aumentato da Euro [●] a Euro [●], mediante emissione di:

• n. [●] nuove azioni del valore nominale di Euro [●] ciascuna; oppure
• una quota di partecipazione del valore nominale di Euro [●].

  L’aumento di capitale sarà sottoscritto integralmente dalla Società Scissa mediante trasferimento del patrimonio oggetto di scorporo.

  L’eventuale eccedenza del valore del patrimonio trasferito rispetto al valore nominale dell’aumento di capitale sarà imputata a [riserva sovrapprezzo / riserva da scissione / altra riserva disponibile] per Euro [●].

  5. Rapporto di cambio e conguagli
  

  In considerazione della natura dell’operazione di scissione mediante scorporo, le partecipazioni della Società Beneficiaria saranno assegnate direttamente alla Società Scissa.

  Non si darà luogo all’assegnazione di partecipazioni della Società Beneficiaria ai soci della Società Scissa.

  Non è pertanto previsto alcun rapporto di cambio tra le partecipazioni della Società Scissa e quelle della Società Beneficiaria.

  Non sono previsti conguagli in denaro.

  6. Descrizione del patrimonio oggetto di scorporo
  

  Il patrimonio oggetto di trasferimento è costituito dai seguenti elementi:

  6.1 Attività trasferite
  

  | Descrizione | Valore contabile | Valore attribuito |
  |—|—:|—:|
  | Immobilizzazioni materiali | Euro [●] | Euro [●] |
  | Immobilizzazioni immateriali | Euro [●] | Euro [●] |
  | Immobilizzazioni finanziarie | Euro [●] | Euro [●] |
  | Rimanenze | Euro [●] | Euro [●] |
  | Crediti commerciali | Euro [●] | Euro [●] |
  | Altri crediti | Euro [●] | Euro [●] |
  | Disponibilità liquide | Euro [●] | Euro [●] |
  | Altre attività | Euro [●] | Euro [●] |
  | Totale attività | Euro [●] | Euro [●] |

  6.2 Passività trasferite
  

  | Descrizione | Valore contabile | Valore attribuito |
  |—|—:|—:|
  | Debiti verso banche | Euro [●] | Euro [●] |
  | Debiti verso fornitori | Euro [●] | Euro [●] |
  | Debiti tributari | Euro [●] | Euro [●] |
  | Debiti previdenziali | Euro [●] | Euro [●] |
  | Fondo trattamento di fine rapporto | Euro [●] | Euro [●] |
  | Fondi rischi e oneri | Euro [●] | Euro [●] |
  | Altri debiti e passività | Euro [●] | Euro [●] |
  | Totale passività | Euro [●] | Euro [●] |

  6.3 Patrimonio netto trasferito
  

  Il valore netto del patrimonio trasferito alla Società Beneficiaria è pari a Euro [●], determinato come segue:

• totale attività trasferite: Euro [●];
• totale passività trasferite: Euro [●];
• patrimonio netto trasferito: Euro [●].
  

  7. Rapporti giuridici trasferiti
  

  A decorrere dalla data di efficacia della scissione, la Società Beneficiaria subentrerà, nei limiti e secondo le modalità previste dalla legge, in tutti i rapporti giuridici attivi e passivi relativi al patrimonio oggetto di scorporo, inclusi:

• contratti commerciali;
• contratti di fornitura;
• contratti di locazione e concessione;
• contratti di finanziamento;
• rapporti bancari;
• rapporti assicurativi;
• autorizzazioni, licenze e concessioni;
• rapporti con clienti e fornitori;
• contenziosi pendenti;
• diritti di proprietà industriale e intellettuale;
• garanzie, fideiussioni e altri impegni;
• ogni altro rapporto connesso al ramo d’azienda trasferito.

  I rapporti non espressamente indicati nel presente progetto, ma funzionalmente connessi al patrimonio trasferito, saranno attribuiti secondo i criteri previsti dalla legge e secondo quanto stabilito nell’atto di scissione.

  8. Beni immobili
  

  Sono trasferiti alla Società Beneficiaria i seguenti beni immobili:

  | Comune | Indirizzo | Dati catastali | Titolo di provenienza | Valore attribuito |
  |—|—|—|—|—:|
  | [●] | [●] | [●] | [●] | Euro [●] |

  Il trasferimento sarà effettuato con ogni pertinenza, accessioni, diritti, servitù attive e passive e con ogni altro diritto reale o personale inerente.

  9. Beni mobili registrati
  

  Sono trasferiti alla Società Beneficiaria i seguenti beni mobili registrati:

  | Tipologia | Marca e modello | Targa o numero identificativo | Valore attribuito |
  |—|—|—|—:|
  | [●] | [●] | [●] | Euro [●] |

  10. Rapporti di lavoro
  

  I rapporti di lavoro relativi ai dipendenti addetti al ramo d’azienda trasferito proseguiranno con la Società Beneficiaria, senza soluzione di continuità, ai sensi dell’articolo 2112 del Codice Civile.

  I dipendenti interessati dall’operazione sono indicati nell’Allegato [●].

  La Società Beneficiaria subentrerà in tutti i diritti e obblighi derivanti dai rapporti di lavoro trasferiti, compresi quelli relativi a retribuzioni, ferie, permessi, trattamento di fine rapporto, previdenza complementare, premi, benefit e ogni altro istituto contrattuale.

  11. Decorrenza degli effetti della scissione
  

  La scissione avrà effetto dalla data indicata nell’atto di scissione o, nel caso previsto dalla legge, dalla data di iscrizione dell’atto presso il Registro delle Imprese competente.

  A decorrere dalla medesima data:

• la Società Beneficiaria subentrerà nei rapporti giuridici trasferiti;
• le partecipazioni della Società Beneficiaria saranno assegnate alla Società Scissa;
• decorreranno gli effetti patrimoniali e organizzativi dell’operazione;
• saranno imputate al bilancio della Società Beneficiaria le operazioni relative al patrimonio trasferito.
  

  12. Decorrenza contabile e fiscale
  

  Le operazioni relative al patrimonio oggetto di scorporo saranno imputate al bilancio della Società Beneficiaria a decorrere dal [data], purché tale decorrenza sia compatibile con le disposizioni di legge applicabili e sia indicata nell’atto di scissione.

  Ai fini fiscali, gli effetti dell’operazione decorreranno dalla data prevista dalla normativa vigente e secondo quanto sarà indicato nell’atto di scissione e nelle dichiarazioni fiscali delle società partecipanti.

  13. Statuto della Società Beneficiaria
  

  Lo statuto della Società Beneficiaria sarà quello allegato al presente progetto sotto la lettera [●].

  Lo statuto disciplinerà, tra l’altro:

• denominazione;
• sede;
• oggetto sociale;
• durata;
• capitale sociale;
• partecipazioni o azioni;
• diritti dei soci;
• trasferimento delle partecipazioni;
• organi sociali;
• rappresentanza;
• approvazione del bilancio;
• distribuzione degli utili;
• scioglimento e liquidazione.
  

  14. Oggetto sociale della Società Beneficiaria
  

  La Società Beneficiaria avrà per oggetto le seguenti attività:

  [descrizione completa dell’oggetto sociale].

  In particolare, la Società Beneficiaria potrà svolgere:

• [●];
• [●];
• [●].

  Essa potrà inoltre compiere tutte le operazioni commerciali, industriali, mobiliari, immobiliari e finanziarie necessarie o utili per il conseguimento dell’oggetto sociale, con esclusione delle attività riservate dalla legge.

  15. Organi sociali della Società Beneficiaria
  

  La Società Beneficiaria sarà amministrata da:

• [un amministratore unico / un consiglio di amministrazione composto da n. ● membri].

  Saranno nominati:

• amministratore unico: [nome, cognome, codice fiscale, domicilio]; oppure
• presidente del consiglio di amministrazione: [●];
• consiglieri: [●].

  La carica avrà durata fino all’approvazione del bilancio relativo all’esercizio chiuso al [●].

  L’organo di controllo e il revisore legale, ove nominati o obbligatori, saranno:

• [nome e dati].
  

  16. Data di decorrenza della partecipazione della Società Scissa
  

  La partecipazione della Società Scissa al capitale della Società Beneficiaria decorrerà dalla data di efficacia della scissione.

  Alla Società Scissa spetteranno tutti i diritti patrimoniali e amministrativi connessi alla partecipazione ricevuta, inclusi il diritto agli utili, il diritto di voto e ogni altro diritto previsto dalla legge e dallo statuto della Società Beneficiaria.

  17. Trattamento riservato a particolari categorie di soci e possessori di titoli
  

  Non sono previste categorie particolari di soci o possessori di titoli diversi dalle azioni o quote.

  Non sono previsti diritti speciali a favore di soci, possessori di strumenti finanziari, obbligazionisti o altri titolari di diritti partecipativi.

  Qualora esistano categorie speciali di soci o possessori di titoli, il relativo trattamento sarà il seguente:

  [descrizione].

  18. Vantaggi particolari a favore degli amministratori
  

  Non sono previsti vantaggi particolari a favore degli amministratori delle società partecipanti alla scissione.

  Eventuali vantaggi particolari saranno i seguenti:

  [descrizione].

  19. Situazione patrimoniale e bilanci
  

  Il presente progetto è redatto sulla base:

• della situazione patrimoniale della Società Scissa riferita al [data];
• del bilancio della Società Scissa relativo all’esercizio chiuso al [data];
• del bilancio della Società Beneficiaria relativo all’esercizio chiuso al [data], ove esistente.

  La situazione patrimoniale e gli ulteriori documenti previsti dalla legge saranno messi a disposizione dei soci e degli aventi diritto nei termini e con le modalità di legge.

  20. Responsabilità per i debiti
  

  La Società Beneficiaria risponderà dei debiti e delle obbligazioni trasferiti in virtù della scissione.

  La Società Scissa e la Società Beneficiaria risponderanno inoltre nei limiti e secondo quanto previsto dagli articoli 2506.1 e seguenti del Codice Civile.

  21. Modifiche statutarie della Società Scissa
  

  A seguito dell’operazione, lo statuto della Società Scissa sarà modificato come segue:

• capitale sociale: da Euro [●] a Euro [●];
• oggetto sociale: [eventuali modifiche];
• sede: [eventuali modifiche];
• durata: [eventuali modifiche];
• altre modifiche: [●].

  Qualora il patrimonio trasferito non incida sul capitale sociale della Società Scissa, quest’ultimo resterà invariato.

  22. Eventuale riduzione del capitale della Società Scissa
  

  In conseguenza dello scorporo:

• [ ] non si procederà ad alcuna riduzione del capitale sociale della Società Scissa;
• [ ] il capitale sociale della Società Scissa sarà ridotto da Euro [●] a Euro [●], mediante annullamento di [azioni/quote] e conseguente modifica dell’articolo [●] dello statuto.

  L’eventuale riduzione sarà attuata nel rispetto delle disposizioni di legge applicabili.

  23. Condizioni sospensive
  

  L’efficacia dell’operazione è subordinata al verificarsi delle seguenti condizioni:

• approvazione del presente progetto da parte degli organi competenti;
• decorso dei termini previsti per l’opposizione dei creditori, ove applicabili;
• ottenimento delle autorizzazioni amministrative eventualmente necessarie;
• ottenimento dei consensi contrattualmente richiesti;
• stipula e iscrizione dell’atto di scissione presso il Registro delle Imprese.
  

  24. Allegati
  

  Costituiscono parte integrante del presente progetto:

  1. situazione patrimoniale della Società Scissa al [data];
  2. descrizione analitica del patrimonio trasferito;
  3. elenco dei contratti trasferiti;
  4. elenco dei dipendenti interessati;
  5. elenco dei beni immobili;
  6. elenco dei beni mobili registrati;
  7. elenco dei contenziosi pendenti;
  8. elenco delle autorizzazioni, licenze e concessioni;
  9. statuto della Società Beneficiaria;
  10. progetto di modifica dello statuto della Società Scissa;
  11. relazione illustrativa degli amministratori, ove richiesta;
  12. relazione degli esperti, ove richiesta;
  13. ulteriore documentazione prevista dalla legge.
      

      25. Approvazione del progetto
      

      Il presente progetto di scissione mediante scorporo sarà sottoposto all’approvazione dell’assemblea dei soci della Società Scissa e, ove richiesto dalla legge, degli organi competenti della Società Beneficiaria.

      L’approvazione sarà effettuata con le maggioranze e secondo le modalità previste dalla legge e dagli statuti sociali.

      26. Disposizioni finali
      

      Per quanto non espressamente previsto nel presente progetto si applicano le disposizioni degli articoli 2506.1 e seguenti del Codice Civile e le altre disposizioni normative applicabili.

      [Luogo], [data]

      Per la Società Scissa
      [Denominazione sociale]

      Il legale rappresentante
      [Nome e cognome]

      Firma: __

      Per la Società Beneficiaria
      [Denominazione sociale]

      Il legale rappresentante
      [Nome e cognome]

      Firma: __

Il progetto di divisione immobiliare è il documento tecnico e planimetrico redatto da un professionista abilitato (geometra, architetto o ingegnere) che definisce la suddivisione di un terreno o di un edificio in più lotti o unità distinte, con l’indicazione dei confini, degli accessi, delle superfici e delle eventuali opere di urbanizzazione necessarie; serve a ottenere le autorizzazioni comunali e a procedere all’aggiornamento catastale e alla registrazione delle nuove particelle o subalterni, garantendo la conformità urbanistica e la possibilità di vendere, trasferire o valorizzare singole porzioni dell’immobile.

Come scrivere progetto di divisione immobiliare​

Un progetto di divisione immobiliare, redatto da un tecnico abilitato, deve descrivere in modo circostanziato e comprovabile sia lo stato di fatto dell’immobile sia lo stato di progetto conseguente alla suddivisione, fornendo tutti gli elementi necessari per individuare, valutare, autorizzare e trascrivere la nuova configurazione patrimoniale. Innanzitutto occorre una descrizione generale dell’immobile comprensiva della sua ubicazione precisa, con l’indirizzo completo, i dati catastali aggiornati (foglio, particella, subalterno se presenti), la consistenza e la destinazione d’uso attuale; è fondamentale allegare le visure catastali e le planimetrie catastali vigenti per consentire il confronto con la proposta. Devono essere presenti elaborati grafici quotati e in scala (planimetrie di stato di fatto e di progetto per ogni piano interessato, piante, prospetti e sezioni se rilevanti) con indicazione chiara del nord, delle quote altimetriche e dei punti di riferimento topografici; le tavole devono identificare distintamente le unità immobiliari risultanti, con la numerazione provvisoria dei nuovi lotti, la rappresentazione delle partizioni murarie, delle aperture, delle aree esterne e degli accessi, nonché la localizzazione dei posti auto e delle pertinenze. Accompagnano le tavole una relazione tecnica dettagliata che illustra i criteri adottati per la ripartizione, i metodi di misurazione delle superfici utilizzate (superficie utile, superficie commerciale, superficie lorda, cubatura), i calcoli della consistenza edilizia e i prospetti riassuntivi delle superfici e dei volumi delle nuove unità, con indicazione delle modalità di determinazione commerciale utilizzate per eventuali ripartizioni di valore o per la determinazione delle quote millesimali. La relazione deve anche riportare lo stato dei titoli abilitativi esistenti: permessi di costruire, SCIA, CILA, DIA o altre pratiche edilizie pregresse, con l’indicazione di eventuali opere di frazionamento già autorizzate o di opere necessarie per realizzare la divisione (lavori di ristrutturazione, opere murarie, impiantistiche), e la dichiarazione di conformità o l’indicazione delle pratiche da avviare per ottenere la regolarizzazione urbanistico-edilizia.

Devono essere esplicitate le servitù, i vincoli e gli oneri gravanti sull’immobile, desunti da visure ipotecarie e catastali, e le fasce di rispetto eventualmente imposte da vincoli paesaggistici, monumentali, idrogeologici o sismici; se presenti, vanno riportate le prescrizioni della Soprintendenza o degli altri enti vincolanti e la verifica di compatibilità del progetto con tali vincoli. È essenziale indicare lo stato degli allacciamenti alle reti di pubblica utilità: fognatura, acquedotto, energia elettrica, gas, rete telefonica e dati; se la divisione comporta nuovi allacci o la modifica di quelli esistenti, il progetto deve contenere le planimetrie di collegamento, le autorizzazioni o preventivi dei gestori e le soluzioni proposte per il recapito delle acque meteoriche e nere. Per le parti strutturali interessate da interventi occorre allegare una relazione strutturale firmata da un ingegnere abilitato che valuti la fattibilità, indichi eventuali opere di consolidamento e verifichi il rispetto della normativa antisismica vigente; analogamente, se la destinazione d’uso delle unità cambia o entra in gioco una nuova attività soggetta a normative specifiche, devono essere fornite le verifiche igienico-sanitarie, di prevenzione incendi e di accessibilità per persone con disabilità, con le eventuali certificazioni o le soluzioni progettuali proposte per adeguare l’immobile.

La progettazione deve includere la definizione chiara delle parti comuni e delle parti esclusive, con la conseguente redazione delle tabelle millesimali quando richiesto, o quantomeno delle indicazioni circa la ripartizione delle quote di proprietà e delle responsabilità di manutenzione. Se la divisione comporta la costituzione di nuove proprietà indipendenti o la nascita di un condominio, il progetto deve predisporre il regolamento di condominio o gli accordi tra le parti, le planimetrie di ripartizione dei parcheggi e delle pertinenze, e la descrizione delle modalità di utilizzo e gestione delle aree comuni. Va inoltre allegata la documentazione fotografica dello stato di fatto, eventuali rilievi topografici con coordinate georeferenziate se la materia lo richiede, e quando necessario una relazione geologica o geotecnica per aree a rischio o per interventi che modifichino i carichi sulle fondazioni.

Dal punto di vista procedurale sono indispensabili l’indicazione del professionista responsabile del progetto, con firma e timbro, e l’indicazione dei soggetti proprietari con i relativi titoli di possesso; occorre altresì riportare la normativa di riferimento applicata e dichiarare le procedure amministrative che si intendono seguire, con la previsione delle pratiche da presentare al Comune e dell’eventuale aggiornamento catastale attraverso gli strumenti ufficiali (Pregeo per frazionamenti fondiari o DOCFA per variazioni di particelle urbane, ove applicabile). Il progetto dovrebbe contenere un quadro economico con la stima dei costi degli interventi necessari per la divisione, l’eventuale preventivo per oneri e diritti comunali, e la previsione dei tempi di esecuzione e delle fasi operative; se vi sono accordi tra coeredi o comproprietari, è opportuno allegare verbali o patti scritti che definiscano le quote e le modalità di trasferimento, nonché indicazioni circa l’eventuale necessità di cancellazione o voltura di ipoteche e gravami. Infine devono essere previsti gli allegati amministrativi obbligatori per la successiva trascrizione notarile e per l’aggiornamento catastale: visure catastali e ipotecarie aggiornate, eventuali atti di provenienza, autorizzazioni urbanistiche e certificazioni richieste, oltre alle dichiarazioni di conformità e alle asseverazioni tecniche richieste dalla normativa vigente; senza questi elementi il progetto rimane privo dei requisiti necessari per l’approvazione comunale, l’aggiornamento catastale e la trascrizione presso i registri immobiliari.

Esempio progetto di divisione immobiliare​

PROGETTO DI DIVISIONE IMMOBILIARE

1. TITOLO E INFORMAZIONI GENERALI
1.1 Titolo del progetto: Progetto di Divisione Immobiliare dell’immobile sito in _______________
1.2 Indirizzo: ________________________________________________________________
1.3 Committente/Proprietario: __________________________________________________
1.4 Rappresentante legale (se diverso): _________________________________________
1.5 Progettista responsabile: Nome, qualifica, iscrizione albo, contatti: _______________
1.6 Direzione lavori (se nominata): _____________________________________________
1.7 Data redazione: ____/____/____
1.8 Riferimenti pratiche amministrative: Protocollo Comune n. _________; Pratica edilizia: (CILA/SCIA/P.d.C/altro) n. _________ del ____/____/____

2. PREMESSE E OGGETTO DELL’INTERVENTO
2.1 Premesse tecniche e normative di riferimento: (indicare normativa urbanistica comunale, D.P.R. 380/2001, norme tecniche, regolamenti locali, leggi regionali ecc.) _______________________________________________________________________
2.2 Oggetto: Proposta di divisione interna/frazionamento catastale dell’unità immobiliare intestata a _____________________________________________________, consistenza attuale e destinazione d’uso attuale: _______________________________________________________________________
2.3 Finalità della divisione: (es. destinazione a vendita singola unità, frazionamento per costituzione diritti reali separati, adeguamento catastale) _______________________________________________________________________

3. QUADRO CATASTALE E TITOLI DI PROPRIETÀ
3.1 Identificazione catastale: Foglio ____, Particella ____, Subalterno ____, Categoria ____, Classe ____, Rendita ____
3.2 Titoli di proprietà: Atto di acquisto/eriscrizione/visura notaio n. _______ data ____/____/____, note gravanti: ___________________________________________________
3.3 Vincoli urbanistici, paesaggistici, storici/artistici, ambientali o servitù: _______________________________________________________________________

4. DESCRIZIONE DELLO STATO DI FATTO
4.1 Descrizione architettonica: pianta generale, numero vani, distribuzione interna, accessi, balconi, terrazzi, scale, ascensore, cantine, garage, locali tecnici.
4.2 Impianti esistenti: elettrico, idrico-sanitario, riscaldamento, condizionamento, scarichi, impianto gas, impianto antincendio (stato di conformità).
4.3 Struttura e finiture: tipo di struttura portante, solai, pareti interne portanti/ non portanti, finiture interne ed esterne.
4.4 Superfici: superficie utile netta, superficie commerciale, superficie catastale per ogni unità attuale: __________________________

5. DESCRIZIONE PROGETTUALE DELLA DIVISIONE
5.1 Schema generale della divisione: numero di nuove unità, identificazione provvisoria (Unità A, B, C…), ubicazione e rapporto con accessi comuni.
5.2 Destinazioni d’uso previste per ciascuna unità: residenziale, commerciale, ufficio, altro.
5.3 Ripartizione aree e pertinenze: box, posti auto, cantine, giardini privati, porzioni di cortile, aree comuni.
5.4 Planimetrie e quote: elenco degli elaborati grafici allegati (planimetria stato di fatto, planimetria stato di progetto, piante quotate, prospetti, sezioni, planimetria catastale aggiornamento).
5.5 Variazioni planimetriche: opere murarie interne, nuovi tramezzi, demolizioni, nuove aperture, innalzamento o abbassamento pavimenti, modifiche scala/ascensore.
5.6 Accessi separati e comunicazioni: eventuale frazionamento di accessi esterni, serramenti esterni, norme per unità a livello strada.

6. INTERVENTI EDILIZI E STRUTTURALI PREVISTI
6.1 Elenco sintetico delle opere: demolizioni, nuove tamponature/tramezzi, opere di rifinitura, impiantistiche, adeguamenti di servizi igienici, opere a verde, sistemazioni esterne.
6.2 Verifica delle opere strutturali: interventi sulle strutture portanti (se previsti) con relazione strutturale e prescrizioni tecniche conformi alle NTC vigenti.
6.3 Interventi non strutturali: sostituzione tramezzi, adeguamento impianti, risanamento umidità, isolamento termo-acustico.
6.4 Adempimenti verso il condominio (se presente): comunicazioni, autorizzazioni assembleari per opere su parti comuni.

7. IMPIANTI E SICUREZZA
7.1 Adeguamento impianti alle normative vigenti: scheda impianto elettrico, idrico-sanitario, riscaldamento, gas; conformità a norme CEI, UNI e normative locali.
7.2 Prevedibili modifiche degli allacci esistenti (acqua, energia elettrica, gas, fognatura) e pratiche per volture allacci.
7.3 Prevenzione incendi (se applicabile): verifica requisiti antincendio, prescrizioni per compartimentazioni, vie di fuga, estintori, impianto di rilevazione.
7.4 Sicurezza in cantiere: redazione piano operativo di sicurezza (POS) e coordinamento della sicurezza (CSP/CSE) se previsti.

8. ACCESSIBILITÀ E BARRIERA ARCHITETTONICA
8.1 Verifica conformità agli standard di accessibilità per le singole unità e spazi comuni.
8.2 Interventi di adeguamento per eliminare barriere architettoniche: rampe, ascensori, servizi igienici accessibili.

9. CONFORMITÀ URBANISTICA E CATASTALE
9.1 Verifica di conformità urbanistica: rispondenza allo strumento urbanistico vigente e destinazioni d’uso ammesse.
9.2 Adeguamento planimetrico catastale: predisposizione pratiche di frazionamento e aggiornamento Docfa per le nuove unità.
9.3 Eventuali incongruenze da sanare: indicazione degli interventi e delle pratiche richieste per regolarizzazione.

10. VALUTAZIONI ECONOMICHE E TEMPISTICHE
10.1 Computo metrico estimativo: elenco analitico dei lavori con prezzi unitari e totale preventivato (allegare computo).
10.2 Spese tecniche e oneri amministrativi: spese progettuali, diritti comunali, oneri di urbanizzazione (se dovuti), spese catastali e notarili.
10.3 Cronoprogramma lavori: durata stimata delle fasi progettuali, autorizzative, esecutive e rilascio documentazione finale (termine: ____ settimane/mesi).

11. ELABORATI TECNICI ALLEGATI
11.1 Relazione tecnica descrittiva dello stato di fatto e di progetto.
11.2 Relazione catastale e visura.
11.3 Relazione strutturale (se necessaria).
11.4 Elaborati grafici: piante stato di fatto, piante stato di progetto, prospetti, sezioni, dettagli costruttivi.
11.5 Computo metrico estimativo e quadro economico.
11.6 Piano di sicurezza e coordinamento (POS/CSP/CSE) se applicabile.
11.7 Certificato di prestazione energetica (APE) ante e post intervento o indicazioni per sua redazione.
11.8 Documentazione fotografica.

12. ADEMPIMENTI AMMINISTRATIVI E AUTORIZZAZIONI
12.1 Elenco delle pratiche da presentare al Comune: CILA/SCIA/Permesso di costruire/Comunicazione inizio lavori asseverata ecc.
12.2 Eventuali nulla osta o autorizzazioni di enti terzi: Soprintendenza, Genio Civile, ASL, Vigili del Fuoco, Autorità idrauliche, ecc.
12.3 Procedure catastali: presentazione documentazione Docfa per aggiornamento mappa e particelle.

13. RELAZIONE SULLA SOSTENIBILITÀ E RISPARMIO ENERGETICO
13.1 Interventi proposti per miglioramento dell’efficienza energetica: coibentazione, infissi, ottimizzazione impianti.
13.2 Stima del miglioramento in termini di prestazione energetica (APE) e possibili incentivi fiscali.

14. DICHIARAZIONI E IMPEGNI
14.1 Dichiaro che il progetto è stato redatto in conformità alle normative vigenti e agli atti d’ufficio noti al sottoscritto e che le opere previste sono coerenti con le finalità di frazionamento indicate.
14.2 Il committente si impegna a ottenere tutte le autorizzazioni amministrative necessarie e ad adeguare eventuali prescrizioni degli enti competenti non previste nel presente progetto.

15. DOCUMENTAZIONE FINALE E ASSEVERAZIONE
15.1 Documenti da consegnare a fine lavori: certificazioni di conformità degli impianti, dichiarazione di fine lavori, aggiornamento catastale Docfa, eventuale nuova APE, verbali di collaudo (se previsti).
15.2 Asseverazioni tecniche: relazione finale del progettista attestante la corrispondenza delle opere eseguite al progetto approvato.

16. RESPONSABILITÀ PROFESSIONALI
16.1 Elenco dei professionisti incaricati e relativi incarichi (progettista, direttore lavori, coordinatore sicurezza, progettista impianti, strutturista, collaudatore).
16.2 Dichiarazione di assunzione di responsabilità e firma del progettista con indicazione del titolo professionale, numero iscrizione albo e recapiti.

17. FIRME
Progettista: ___________________________ Data: ____/____/____
Committente/Proprietario: ______________ Data: ____/____/____
Direzione lavori (se nominata): __________ Data: ____/____/____

Elenco allegati: _____________________________________________________________
(Planimetrie, relazioni, computo, visure, autorizzazioni, documentazione fotografica, ecc.)