È una lettera commerciale che accompagna un preventivo e ha lo scopo di presentare in modo chiaro e professionale l’offerta economica e le condizioni ad essa collegate. Deve sintetizzare i servizi o prodotti proposti, specificare scopo, tempi, modalità di pagamento e validità dell’offerta in un linguaggio cortese e preciso, facilitando la comprensione del destinatario. L’obiettivo è creare fiducia, invitare all’accettazione o a richiedere chiarimenti e fornire i riferimenti per il contatto. Va redatta in modo conciso e formale, con dati di contatto e firma per renderla tracciabile e formalmente valida.
Come scrivere una Lettera per presentare un preventivo
In qualità di esperto di scrittura, ti spiego in modo dettagliato quali informazioni deve contenere una lettera per presentare un preventivo, con attenzione alla chiarezza, alla completezza e all’efficacia comunicativa. All’inizio della lettera è importante riportare i dati identificativi dell’emittente e del destinatario: ragione sociale, indirizzo completo, partita IVA o codice fiscale, eventualmente un numero di protocollo o riferimento interno del preventivo, e la data di emissione. È consigliabile indicare anche un riferimento al contatto o alla richiesta che ha generato il preventivo (per esempio la data della richiesta, il numero di offerta preesistente, o il nome della persona con cui si è parlato), in modo da stabilire il contesto e permettere al destinatario di ricondurre facilmente il documento alla trattativa in corso.
La parte introduttiva della lettera deve chiarire esplicitamente lo scopo: una frase che riassuma l’oggetto del preventivo e che confermi la volontà di fornire il servizio o fornitura richiesta. In questa sezione si dà una breve panoramica del lavoro proposto o dei beni offerti, mantenendo comunque il livello di dettaglio necessario per evitare ambiguità: indicare il progetto o il riferimento specifico, la descrizione sintetica delle attività o dei prodotti e, se rilevante, il luogo di esecuzione. È utile inserire riferimenti a eventuali incontri, sopralluoghi o specifiche tecniche concordate, per dimostrare che il preventivo è costruito su elementi concreti.
Nel corpo della lettera va fornita la descrizione dettagliata del contenuto dell’offerta: specificare le attività incluse, le esclusioni esplicite e le eventuali assunzioni o condizioni che hanno influenzato la formulazione dei prezzi. Per i beni o le voci di lavoro è fondamentale indicare quantità, unità di misura e prezzi unitari, oltre al prezzo totale per voce; se il dettaglio dei costi è lungo o complesso, è buona pratica allegare un prospetto analitico o una tabella separata che il destinatario possa consultare facilmente. Occorre precisare la valuta utilizzata, l’eventuale applicazione dell’IVA o di altre imposte, e come sono computate spese accessorie quali trasporto, installazione, oneri di smaltimento o costi di viaggio.
Devono comparire in modo chiaro le condizioni economiche e le modalità di pagamento: scadenze, termini di pagamento, metodi accettati (bonifico bancario, carta, pagamento elettronico), eventuali acconti richiesti e le conseguenze di ritardi nei pagamenti, come interessi di mora o penali. È importante indicare anche la durata di validità dell’offerta, cioè il periodo durante il quale i prezzi e le condizioni proposte restano vincolanti, per evitare malintesi successivi. Se applicabili, vanno esplicitate scontistiche, promozioni o condizioni particolari legate a quantitativi, tempistiche o pagamenti anticipati.
Il capitolo sui tempi e sulle prestazioni logistiche deve precisare i termini di consegna o di esecuzione, le fasi salienti del progetto, eventuali milestone e i tempi necessari a partire dall’accettazione del preventivo. In questa parte è opportuno indicare le responsabilità reciproche: ciò che si richiede al cliente per consentire l’avvio o il proseguimento dei lavori (ad esempio accesso ai locali, forniture preliminari, approvazioni tecniche), così come gli oneri che rimangono a carico dell’offerente. Vanno specificate le garanzie offerte, la durata di eventuali servizi post-vendita, manutenzione o assistenza, e le condizioni per l’applicazione della garanzia stessa.
Non bisogna dimenticare di inserire le clausole contrattuali basilari o di accompagnare il preventivo con condizioni generali di vendita: limiti di responsabilità, condizioni di recesso o annullamento, gestione delle modifiche al progetto e modalità per la gestione dei lavori extra (change orders). Se la natura dell’offerta lo richiede, è opportuno richiamare aspetti legali o normativi relativi a conformità, certificazioni, sicurezza sul lavoro e tutela dei dati personali; per ciò che riguarda la privacy, va indicato come saranno trattate le informazioni fornite dal cliente, soprattutto se il progetto implica raccolta o trattamento di dati sensibili.
La lettera deve chiudersi con una chiara indicazione delle modalità di accettazione del preventivo: come formalizzare il consenso (firma e restituzione del documento, invio di una email di accettazione, clic su link per conferma), i tempi entro cui l’accettazione deve pervenire e il riferimento alla documentazione allegata che completa l’offerta. È utile inserire una proposta di contatto per eventuali chiarimenti o per fissare un incontro, mostrando disponibilità al confronto e alla negoziazione. Infine, è fondamentale che la chiusura riporti il nome del responsabile commerciale o del referente tecnico, il ruolo, i recapiti telefonici e l’indirizzo email, seguiti dalla firma leggibile e, se presente, dalla timbratura aziendale.
Sul piano stilistico e formale, la lettera deve essere redatta con tono professionale e cortese, evitando formulazioni vaghe o ambigue; l’uso di frasi chiare e numeri precisi aiuta a costruire fiducia. Una buona impaginazione e la presenza di eventuali allegati firmati o documenti tecnici di supporto aumentano la percezione di serietà. Prima di inviare, controlla che tutti i numeri coincidano, che la somma dei dettagli corrisponda al totale indicato e che siano evidenziate le condizioni che potrebbero far variare il prezzo o i tempi, in modo da ridurre il rischio di contestazioni successive.
Esempi di Lettera per presentare un preventivo
Vediamo ora alcuni esempi di Lettera per presentare un preventivo.
Primo esempio di Lettera per presentare un preventivo
Oggetto: Presentazione preventivo n. PT-2026-045 per fornitura e installazione impianto di illuminazione LED
Spett.le
Società Alfa S.r.l.
Alla cortese attenzione del Sig. Mario Rossi
Gentili Signori,
in qualità di Responsabile Commerciale della Beta Solutions S.r.l., ho il piacere di sottoporre alla Vostra attenzione il preventivo n. PT-2026-045, redatto in risposta alla Vostra richiesta datata 20/04/2026, relativo alla fornitura e installazione del nuovo impianto di illuminazione LED presso la sede di Via Roma 10, Milano.
Sintesi dell’offerta
– Oggetto: fornitura e posa in opera di 120 corpi illuminanti LED 30W, n. 4 plafoniere di emergenza, cablaggio e quadro di distribuzione.
– Servizi compresi: sopralluogo tecnico, rimozione e smaltimento materiali esistenti, installazione, collaudo finale e formazione del personale.
– Tempistiche: consegna e installazione entro 4 settimane dalla conferma d’ordine.
– Garanzia: 24 mesi sui materiali e 12 mesi sull’installazione.
Prezzo
– Fornitura materiali: € 8.400,00
– Manodopera e installazione: € 2.100,00
– Smaltimento e oneri tecnici: € 300,00
– Subtotale: € 10.800,00
– IVA 22%: € 2.376,00
– Totale complessivo: € 13.176,00 (tredicimilacentosettantasei/00)
Condizioni commerciali
– Validità del preventivo: 30 giorni dalla data del presente documento.
– Termini di pagamento: acconto del 30% alla conferma d’ordine; saldo del 70% a collaudo avvenuto e fattura emessa, pagamento entro 30 giorni data fattura.
– Penali: eventuali variazioni tecniche non previste saranno concordate e quotate separatamente.
– Note: il preventivo è soggetto a verifica definitiva dopo eventuale sopralluogo tecnico da effettuarsi prima dell’inizio lavori.
Prossimi passi
Per procedere Vi invitiamo a trasmettere conferma scritta via e-mail all’indirizzo preventivi@betasolutions.it indicando il n. di preventivo PT-2026-045. Saremo quindi lieti di programmare il sopralluogo e definire la data di inizio lavori.
Resto a disposizione per eventuali chiarimenti o per fissare un incontro. Potete contattarmi direttamente al numero 02-1234567 o via e-mail a mario.bianchi@betasolutions.it.
Ringraziando per l’attenzione, porgo distinti saluti.
Beta Solutions S.r.l.
Mario Bianchi
Responsabile Commerciale
Via Industria 5, 20100 Milano
Tel. 02-1234567 — E-mail: mario.bianchi@betasolutions.it
Allegati: dettaglio prezzi per voce, condizioni generali di fornitura, schede tecniche prodotti.
Secondo esempio di Lettera per presentare un preventivo
Oggetto: Preventivo n. [Numero Preventivo] – [Breve descrizione del servizio/prodotto] per [Nome Cliente/Azienda]
[Luogo], [Data]
Alla cortese attenzione di: [Nome Destinatario] – [Ruolo]
Spett.le: [Nome Azienda Cliente]
Indirizzo: [Indirizzo Cliente]
Gentile [Sig./Sig.ra] [Cognome] / Spett.le [Nome Azienda],
Con la presente siamo lieti di sottoporre alla Vostra attenzione il preventivo relativo a: [Titolo/Descrizione sintetica del progetto/intervento].
1) Oggetto del preventivo
– Descrizione dettagliata dei lavori/forniture:
[Descrizione dettagliata e specifica delle attività, prodotti, servizi inclusi]
2) Tempistiche e modalità di esecuzione
– Data di inizio prevista: [gg/mm/aaaa]
– Durata stimata/Termine lavori: [numero giorni/settimane/mesi o data]
– Eventuali milestone/intermedi di consegna: [elencare se applicabile]
3) Offerta economica (IVA [aliquota]% esclusa/inclusa)
– Voce 1: [Descrizione] — Quantità: [Q.ta] — Prezzo unitario: [€ X,XX] — Importo: [€ X,XX]
– Voce 2: [Descrizione] — Quantità: [Q.ta] — Prezzo unitario: [€ X,XX] — Importo: [€ X,XX]
[Inserire ulteriori voci se necessario]
– Subtotale: [€ X,XX]
– IVA [aliquota]%: [€ X,XX]
– Totale complessivo: [€ X,XX]
4) Condizioni di pagamento
– Modalità di pagamento: [es. bonifico bancario, assegno, carta, ecc.]
– Termini: [es. Acconto del % alla conferma, saldo alla consegna/30 gg data fattura, ecc.]
– Dati bancari per il pagamento: Intestato a [Nome Azienda], Banca: [Nome], IBAN: [IBAN], BIC/SWIFT: [se necessario]
5) Validità dell’offerta
– Il presente preventivo ha validità di [numero] giorni dalla data indicata in calce.
6) Garanzia, assistenza e manutenzione
– Garanzia sui lavori/prodotti: [descrivere durata e condizioni]
– Servizi di assistenza/ manutenzione inclusi/non inclusi: [specificare]
7) Servizi/Materiali esclusi dal preventivo (se applicabile)
– [Elencare eventuali esclusioni che il cliente potrebbe aspettarsi]
8) Requisiti a carico del cliente (se applicabile)
– [Es. predisposizioni, permessi, accesso, alimentazione, ecc.]
9) Note contrattuali e condizioni generali
– Possibili variazioni di costi in caso di modifiche richieste in corso d’opera: [descrivere]
– Penali/ritardi: [se previste]
– Foro competente: [città] (se necessario)
10) Documentazione allegata
– [Elenco documenti: offerta dettagliata, capitolato, disegni, schede tecniche, termini e condizioni, ecc.]
11) Modalità di accettazione
Per accettazione del presente preventivo e per autorizzare l’esecuzione dei lavori/fornitura, si prega di apporre firma e data nel riquadro sottostante e restituire copia via e-mail a [email aziendale] o PEC a [PEC]. In alternativa la conferma può essere fornita tramite ordine d’acquisto a [modalità].
DICHIARAZIONE DI ACCETTAZIONE
Io sottoscritto/a [Nome e Cognome], in qualità di [Ruolo] per [Nome Azienda Cliente], dichiaro di accettare il preventivo n. [Numero Preventivo] alle condizioni qui indicate.
Luogo e data: ___________________
Firma: _________________________
Rimaniamo a disposizione per eventuali chiarimenti e per concordare i dettagli esecutivi. Sperando di poter avviare quanto prima la collaborazione, porgiamo cordiali saluti.
Distinti saluti,
[Nome e Cognome del referente]
[Ruolo] – [Nome Azienda]
Indirizzo: [Indirizzo azienda]
Telefono: [Numero] – Cell.: [Numero]
E-mail: [email aziendale] – PEC: [PEC]
P.IVA / C.F.: [Numero] – Sito: [www…]
Allegati: [Elenco allegati]
Terzo esempio di Lettera per presentare un preventivo
Oggetto: Preventivo n. [Numero] per [Servizio/fornitura] richiesto da [Nome Cliente] – [Data]
Spett.le [Nome Azienda/Cliente],
Con la presente sottoponiamo alla Vostra attenzione il preventivo relativo a [breve descrizione dell’intervento/fornitura], come da vostra richiesta del [data richiesta] o in base al sopralluogo del [data sopralluogo].
1) Descrizione dei servizi/prodotti
– [Voce 1: descrizione dettagliata] — Quantità: [q.tà] — Prezzo unitario: € [x,xx] — Subtotale: € [x,xx]
– [Voce 2: descrizione dettagliata] — Quantità: [q.tà] — Prezzo unitario: € [x,xx] — Subtotale: € [x,xx]
(aggiungere ulteriori voci se necessario)
2) Totali
– Totale netto: € [x,xx]
– IVA [aliquota]%: € [x,xx]
– Totale lordo: € [x,xx]
3) Tempi di esecuzione / consegna
– Inizio lavori/consegna: entro [numero] giorni/settimane dalla conferma dell’ordine
– Durata prevista: [numero] giorni/settimane
4) Modalità e condizioni di pagamento
– [Esempio] Acconto 30% alla firma dell’ordine, saldo 70% a completamento lavori/consegna
– Pagamento tramite bonifico bancario intestato a [Intestatario], IBAN: [IBAN], Banca: [Banca]
– Eventuali penali o sconti applicabili: [specificare]
5) Validità del preventivo
– Il presente preventivo è valido fino al [data] (ossia [numero] giorni dalla data di emissione).
6) Garanzie e assistenza
– Garanzia: [durata e condizioni della garanzia]
– Assistenza post-vendita: [descrivere eventuali servizi di manutenzione/assistenza inclusi o opzionali]
7) Note
– Eventuali variazioni rispetto a quanto previsto (ad es. lavori aggiuntivi, materiali non previsti) saranno concordate e fatturate a parte.
– Il preventivo si basa sulle informazioni/condizioni attuali; eventuali cambiamenti in fase di esecuzione possono comportare revisione dell’offerta.
Accettazione
Per accettazione del preventivo Vi preghiamo di sottoscrivere il presente documento e restituirlo via email a [email@azienda.it] o contattarci al numero [telefono] per formalizzare l’ordine. Rimaniamo a disposizione per eventuali chiarimenti o per adeguare l’offerta alle vostre esigenze.
Ringraziando per l’attenzione, porgiamo distinti saluti.
[Nome e Cognome]
[Titolo/Qualifica]
[Azienda]
[Indirizzo]
P.IVA/C.F.: [numero]
Telefono: [numero]
Email: [email@azienda.it]
Sito web: [www.sitoazienda.it]
Quarto esempio di Lettera per presentare un preventivo
Oggetto: Presentazione Preventivo n. [N. Preventivo] relativo a [Oggetto/Servizio/Fornitura]
[Luogo], [Data]
Spett.le [Ragione Sociale Cliente]
Alla cortese attenzione di [Nome e Cognome Referente]
Gentile [Sig./Sig.ra Cognome],
con la presente Le sottoponiamo il preventivo relativo a [breve descrizione dell’oggetto del preventivo: es. fornitura e posa in opera di impianto X / fornitura di beni Y / erogazione di servizi Z], redatto in conformità alle informazioni e specifiche fornite in sede di sopralluogo/brief del [data sopralluogo/brief].
1. Oggetto del preventivo
– Fornitura/Servizio: [Descrizione sintetica ma chiara dell’oggetto]
– Ubicazione/luogo di esecuzione: [Indirizzo o sito]
– Riferimenti tecnici: [Eventuali codici, norme, specifiche]
2. Dettaglio prestazioni e/o articoli
– Voce A: [Descrizione dettagliata] — Quantità: [q.ta] — Prezzo unitario: € [xx,xx] — Importo: € [xx,xx]
– Voce B: [Descrizione dettagliata] — Quantità: [q.ta] — Prezzo unitario: € [xx,xx] — Importo: € [xx,xx]
(aggiungere tutte le voci necessarie; per ogni voce indicare eventuali opzioni/scelte alternative)
3. Totali
– Subtotale (esclusa IVA): € [xx,xx]
– Sconti/Promozioni applicati: € [xx,xx] (se previsti)
– IVA [aliquota]%: € [xx,xx]
– Altri oneri (trasporto, imballo, diritti, ecc.): € [xx,xx]
– Importo totale a carico del cliente: € [Totale] (IVA inclusa)
4. Modalità e termini di pagamento
– Modalità accettate: [Bonifico bancario, assegno, carta, RID, ecc.]
– Condizioni proposte: [es. 30% alla conferma ordine, 60% a metà lavori, 10% a collaudo/ consegna]
– Tempistiche fatturazione: [es. alla consegna/ in acconto/ mensile]
– Penale per ritardato pagamento: [Aliquota o condizioni, se applicabile]
5. Tempi di consegna/realizzazione
– Termine di consegna/inizio lavori: [es. giorni lavorativi dalla data di conferma ordine]
– Durata stimata dei lavori/fornitura: [es. n settimane/giorni]
– Eventuali milestone/interim report: [specificare, se previsti]
6. Garanzia e assistenza post-vendita
– Garanzia: [es. 12 mesi per difetti di materiale e manodopera]
– Assistenza: [es. supporto telefonico, interventi on-site, tempi di intervento]
– Esclusioni/limitazioni: [specificare eventuali esclusioni]
7. Validità del preventivo
– Il presente preventivo è valido fino al: [data di scadenza] (termine oltre il quale i prezzi e le condizioni potrebbero variare).
8. Condizioni contrattuali e documentazione allegata
– Le condizioni generali di fornitura/servizio sono riportate in Allegato A.
– Allegati inviati contestualmente:
1) Dettaglio prezzi e specifiche tecniche
2) Termini e condizioni generali
3) Disegni/Computo metrico (se applicabile)
4) Certificazioni/prodotti (se applicabile)
9. Risoluzione e responsabilità
– Clausole relative a variazioni in corso d’opera, cause di forza maggiore, responsabilità civile e assicurativa sono specificate nelle condizioni generali allegate.
10. Modalità di accettazione dell’offerta
– Per accettare il preventivo si richiede:
a) invio di conferma scritta via email a [email@azienda.it] indicando numero preventivo e dati d’ordine;
b) firma del presente preventivo in calce e restituzione via email/fax;
c) emissione di ordine d’acquisto (PO) con riferimento al nostro numero preventivo.
– All’accettazione si procederà alla pianificazione esecutiva e alla fatturazione/acconto secondo le condizioni sopra indicate.
11. Riservatezza
– Le informazioni contenute nel presente documento sono confidenziali e destinate esclusivamente al destinatario. È vietata la divulgazione a terzi senza il nostro consenso scritto.
Rimaniamo a disposizione per eventuali chiarimenti, richieste di integrazioni tecniche o adeguamenti economici per meglio rispondere alle Vostre esigenze. Saremmo lieti di concordare un incontro/telefonata per definire i dettagli ed eventuali ottimizzazioni.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo / Qualifica]
[Denominazione Azienda]
[Indirizzo azienda]
[Telefono] | [Mobile] | [Email] | [PEC, se rilevante]
[Partita IVA / Codice Fiscale / REA (se applicabile)]
Allegati: [elenco allegati]