La scheda partner progetto è un documento sintetico e formale che presenta l’organizzazione coinvolta in un progetto, evidenziandone ruolo, competenze, esperienze rilevanti, risorse messe a disposizione e responsabilità operative; contiene dati anagrafici e contatti, descrizione delle attività e dei deliverable attesi, aspetti amministrativi come stato giuridico e capacità gestionale, nonché informazioni su budget, proprietà intellettuale, rischi e conformità normativa. Serve a valutare l’idoneità e l’affidabilità del partner in fase di candidatura o costituzione del consorzio, a facilitare la comunicazione e la ripartizione dei compiti e a fornire una base trasparente per la gestione e la rendicontazione del progetto.
Come scrivere scheda partner progetto
In qualità di esperto, la scheda partner di progetto deve presentare in modo chiaro e completo l’identità giuridica e le informazioni amministrative essenziali dell’organizzazione, includendo la ragione sociale completa, eventuale acronimo, indirizzo legale e sede operativa, codice fiscale e partita IVA, numero di registrazione al registro delle imprese o equivalente registro pubblico, forma giuridica e classificazione di dimensione (micro, piccola, media impresa, ONG, ente pubblico, università). Devono essere forniti i riferimenti bancari per erogazioni e rendicontazione (IBAN, nome della banca, indirizzo filiale), i dati del rappresentante legale con poteri di firma, il contatto amministrativo per questioni finanziarie e il responsabile tecnico o scientifico per la gestione operativa del progetto, con indirizzo email e numero di telefono. È opportuno indicare anche eventuali deleghe o procure e allegare i documenti costitutivi e statutari che ne attestino i poteri e la rappresentanza legale.
La scheda deve descrivere dettagliatamente il ruolo proposto del partner nel progetto, specificando i Work Packages o le attività di cui sarà responsabile, i deliverable e i risultati attesi a cui contribuirà, insieme a una stima dell’impegno espresso in unità di lavoro (person-months o FTE) per ciascun partecipante chiave. È importante motivare la scelta del partner spiegando il valore aggiunto che apporta alla partnership e come le competenze, le esperienze pregresse e le infrastrutture possedute rispondono agli obiettivi del progetto. Vanno inclusi profili sintetici dei principali membri dello staff coinvolto con ruolo/professione, competenze specifiche, esperienze rilevanti e qualifiche; se richiesto dal finanziatore, allegare i CV dettagliati dei key persons.
Per dimostrare capacità tecnica e operativa, la scheda dovrebbe elencare infrastrutture, attrezzature, laboratori, software, brevetti o certificazioni (per esempio ISO, certificazioni di qualità, autorizzazioni etiche o sanitarie) disponibili e utilizzabili nel progetto, indicando se l’accesso è diretto o soggetto a condizioni particolari. Devono essere specificate le capacità amministrative e di rendicontazione: presenza di ufficio amministrativo/contabile dedicato, procedure interne per contabilizzazione dei costi, policy su appalti e subappalti, e procedure di audit e controllo qualità. Se il partner ha ricevuto finanziamenti simili in passato, conviene riportare una breve lista di progetti rilevanti gestiti, ruoli svolti e risultati conseguiti, con riferimenti verificabili o contatti per referenze.
La componente finanziaria della scheda necessita di una chiara indicazione dei costi previsti a carico del partner: budget dettagliato per categorie (personale, viaggi, attrezzature, materiali di consumo, subappalti, altri costi diretti e costi indiretti/overhead), importo di contributo richiesto e quota di co-finanziamento se prevista, insieme a una giustificazione concisa per ogni voce principale. Se il finanziatore richiede determinati metodi di calcolo per i costi indiretti o se il partner applica una tariffa fissa, occorre specificarlo e motivarlo. Vanno indicate eventuali altre fonti di finanziamento già assicurate o in via di approvazione che incidono sul progetto, nonché la capacità finanziaria dell’organizzazione dimostrata tramite bilanci annuali certificati degli ultimi anni, dichiarazioni bancarie o attestazioni equivalenti.
Aspetti legali, etici e di compliance devono essere esplicitati: dichiarazione di conformità alle normative applicabili (GDPR, norme etiche per la ricerca, normative nazionali e internazionali rilevanti), presenza di comitati etici o procedure di valutazione, gestione dei dati sensibili e piani per la protezione dei dati, politiche su conflitti di interesse e trasparenza. Per quanto riguarda la proprietà intellettuale e l’exploitazione dei risultati è importante indicare la posizione del partner sul background rilevante, eventuali vincoli su brevetti o know‑how, la disponibilità a negoziare diritti di exploiting e la strategia preliminare per valorizzare i risultati (licenze, spin-off, standardizzazione, pubblicazioni aperte).
Deve inoltre essere inclusa una parte dedicata alle attività di comunicazione, disseminazione e sfruttamento: impegni concreti su partecipazione a eventi, pubblicazioni, piani per accessibilità dei dati e delle pubblicazioni (open access), uso dei canali di comunicazione del partner per la diffusione dei risultati, e azioni previste per la visibilità del progetto conformi alle linee guida del finanziatore. La scheda dovrebbe anche trattare la gestione dei rischi: identificazione dei principali rischi associati alle attività del partner, probabilità e impatto stimati, e misure di mitigazione proposte o procedure di contingenza.
Infine, la scheda partner deve contenere dichiarazioni formali e allegati richiesti dal bando: dichiarazione di impegno a partecipare al progetto, conferma della disponibilità delle risorse dichiarate, eventuale dichiarazione di non fallimento o di assenza di procedimenti giudiziari rilevanti, certificati e documenti societari (visura camerale, atto costitutivo, statuto), bilanci certificati, CV dei partecipanti chiave, lettere di intenti o memorandum d’intesa se applicabili, e la firma digitale o autografa del rappresentante legale con data. Strutturata in questo modo, la scheda fornisce al coordinatore e al valutatore tutte le informazioni necessarie per giudicare l’adeguatezza, l’affidabilità e il contributo previsto del partner nel progetto.
Esempio scheda partner progetto
SCHEDA PARTNER – PROGETTO: [Titolo del progetto]
1) IDENTIFICAZIONE PARTNER
– Ragione sociale: [Inserire]
– Acronym: [Inserire]
– Forma giuridica: [Inserire]
– Numero identificazione / Partita IVA / Codice fiscale: [Inserire]
– Indirizzo sede legale: [Inserire]
– Indirizzo sede operativa (se diverso): [Inserire]
– Paese: [Inserire]
– Data costituzione: [Inserire]
– Numero dipendenti: [Inserire]
2) RUOLO NEL PROGETTO
– Ruolo previsto (es. coordinatore, partner attuatore, subcontractor, dissemination partner): [Inserire]
– Descrizione sintetica del contributo al progetto (obiettivi, attività principali, risultati attesi): [Inserire]
3) REFERENTE PROGETTO
– Nome e cognome: [Inserire]
– Posizione/ruolo nell’organizzazione: [Inserire]
– Email: [Inserire]
– Telefono: [Inserire]
– Breve profilo professionale e competenze rilevanti: [Inserire]
4) COMPETENZE E ESPERIENZE RILEVANTI
– Settori di competenza principali: [Inserire]
– Esperienze progettuali recenti (titolo progetto, anno, ruolo ricoperto, budget/appalto): [Inserire]
– Risultati, pubblicazioni, brevetti o prodotti significativi: [Inserire]
5) RISORSE E CAPACITÀ OPERATIVE
– Personale dedicato al progetto (nome, ruolo, FTE previsto): [Inserire]
– Strutture e attrezzature disponibili rilevanti per il progetto: [Inserire]
– Infrastrutture tecnologiche e software disponibili: [Inserire]
– Capacità logistica e operativa (laboratori, officine, spazi): [Inserire]
6) ATTIVITÀ E DELIVERABLE A CARICO DEL PARTNER
– Elenco delle attività principali di responsabilità del partner: [Inserire]
– Deliverable previsti (codice, titolo, descrizione sintetica, data prevista consegna): [Inserire]
– Milestones correlate (descrizione e date previste): [Inserire]
7) PIANO FINANZIARIO
– Budget richiesto al partner per il progetto (totale): [Inserire]
– Suddivisione per voci di costo principali (personale, viaggi, attrezzature, servizi esterni, altri): [Inserire]
– Cofinanziamento apportato dal partner (se previsto): [Inserire]
– Modalità di rendicontazione e capacità amministrativo-finanziaria: [Inserire]
8) RISCHI E MISURE DI MITIGAZIONE
– Principali rischi associati all’esecuzione delle attività del partner: [Inserire]
– Misure e azioni previste per mitigare i rischi: [Inserire]
9) PROPRIETÀ INTELLETTUALE E SFRUTTAMENTO RISULTATI
– Background IP rilevante apportato dal partner (descrizione e diritti): [Inserire]
– Politica proposta su ownership e accesso ai foreground/results: [Inserire]
– Piano sintetico di sfruttamento e disseminazione dei risultati: [Inserire]
10) CONFORMITÀ, SICUREZZA E CERTIFICAZIONI
– Certificazioni possedute (es. ISO, attestazioni di qualità, privacy/GDPR): [Inserire]
– Esperienze pregresse in audit e controllo finanziario: [Inserire]
– Misure di sicurezza e salute sul lavoro applicabili alle attività: [Inserire]
11) RELAZIONI E PARTENARIATI
– Reti, associazioni o collaborazioni strategiche rilevanti: [Inserire]
– Subappalti o terze parti previste (indicare soggetto, ruolo e stima budget): [Inserire]
12) ASPETTI ETICI E LEGALI
– Dichiarazione su eventuali conflitti di interesse: [Inserire]
– Autorizzazioni o permessi necessari per le attività (es. sperimentazioni, trattamenti dati): [Inserire]
13) ALLEGATI RICHIESTI
– Documenti amministrativi (statuto, visura, certificato fiscale, deleghe): [Elencare allegati]
– CV sintetici delle persone chiave (max 2 pagine per CV): [Allegare]
– Lettera di impegno/mandato firmata dal legale rappresentante: [Allegare]
– Certificazioni e referenze tecniche: [Allegare]
14) DICHIARAZIONI FINALI E FIRMA
– Dichiarazione di veridicità dei dati forniti: [Testo della dichiarazione da firmare]
– Nome e cognome del legale rappresentante: [Inserire]
– Ruolo del firmatario: [Inserire]
– Firma: ______________________
– Data: [Inserire]