Cosa Fare Quando i Clienti non Pagano

Tra tempi tecnici procedure interne alle aziende e ritardi vari (dovuti spesso a mancanza di fondi), farsi pagare può diventare una lunga, e talvolta inconcludente, attesa. Ma tu stai conducendo un’attività commerciale, non un ente benefico e farti pagare è una necessità per mandare avanti la tua attività.

Prima di gridare allo scandalo, però, assicurati di aver concesso abbastanza tempo: le aziende hanno più di una fattura da pagare, e queste sono solitamente evase tutte assieme a fine mese (sempre che si ottenga la firma di tutti i responsabili e si abbiano i fondi). Quindi una fattura a “rimessa diretta” non significa che sarà evasa immediatamente, ma bisognerà attendere la fine del mese; sempre che si abbia emesso la fattura in tempo utile per rientrare nella finestra dei pagamenti del mese in corso.

In sostanza, per veder pagata una fattura a rimessa diretta, può essere ragionevole attendere 60 giorni.
Discorso a parte poi se il cliente è una pubblica amministrazione, in questo caso essere pagati entro 120 giorni è un caso fortunato.
Il mio consiglio, per evitare spiacevoli situazioni/incomprensioni e di concordare sempre con il cliente la scadenza, tenendo sempre presente alla differenza fra la scadenza indicata sulla fattura e i tempi tecnici per il pagamento.

OK, hai mandato la tua fattura, hai dato un sufficiente margine affinché la burocrazia aziendale facesse il suo corso e ancora il conto langue in attesa del versamento.
Risulta essere giunto il momento di prendere il telefono per fare una garbata, telefonata al cliente: per rammentargli della fattura che gli abbiamo inviato mesi addietro e per scoprire lo stato in cui versa la nostra pratica. Con l’occasione potresti provare a suggerire una differente forma di pagamento, se questo può agevolare la situazione. Se, nonostante tutti i tentativi, non si dovesse fare alcun progresso, non resta che mettere il cliente in mora, inviando una lettera raccomandata con avviso di ricevimento che solleciti il pagamento dell’importo dovuto dando un termine per l’adempimento.
Spesso vedersi recapitare la raccomandata è più che sufficiente per sbloccare la situazione. Tuttavia come gesto è abbastanza forte ed è l’anticamera di un’azione legale decisamente più drastica che lascia davvero poco spazio a future collaborazioni. Quindi prima di mettere tutto in mano ad un legale rifletti bene. Rifletti anche sui possibili costi (e dispendio di tempo) che questa strada potrebbe portare; valuta se alla fine non è più conveniente emettere una fattura di storno e mettere il cliente nella tua personale lista. Risulta essere indubbiamente un atto rinunciatario, ma a seconda dell’importo dovuto potrebbe essere anche la strada meno dispendiosa.

Se sei deciso a proseguire su questa strada e il sollecito non avesse sortito alcun effetto, è vento il momento di passare per le vie legali per cercare di recuperare l’importo:
per importi inferiori ai 516,46 euro, ci si può rivolgere al Giudice di Pace senza dover ricorrere a un avvocato con la Procedura Monitoria, qualora si abbia tutti i documenti necessari, il legale potrà ottenere, con una procedura veloce e poco dispendiosa, un ordine di pagamento da parte del Giudice verso il cliente debitore, altrimenti bisognerà passare per la Procedura Ordinaria, con un iter più lungo (e con costi maggiori) che prevede la citazione del cliente debitore innanzi al Giudice. Queste tre casistiche ci fanno capire che sarebbe sempre meglio premunirsi e, sperando di non averne mai bisogno, essere in possesso di tutti i documenti necessari per ricorrere alla procedura monitoria in caso di necessità. Per dettagli sulla procedura è possibile vedere questa guida sulla messa in mora.
Pertanto quando stili il preventivo ricordati di fare controfirmare il contratto anche al tuo cliente in cui, oltre al servizio che fornirai, sono chiaramente indicati prezzi e tempistiche di pagamento.

Per esperienza so, che le piccole realtà, sebbene facciano commesse per importi inferiori, sono anche quelle che sono più solerti nei pagamenti. Ovviamente una grande azienda, tra ISO e caccia alle controfirme dei responsabili, va incontro a procedure e burocrazie che inevitabilmente dilatano i tempi dei pagamenti.

Risulta essere abbastanza evidente che c’è un problema di fondo, che in parte può essere legato alle regole, ma anche a un semplice discorso di organizzazione. Aggiungerei poi che questi clienti non sono nemmeno troppo coerenti con se stessi, poiché hanno sempre una gran fretta di farsi consegnare la merce, ma poi non sono altrettanto solerti nel pagarla.
Alla luce di quanto accade negli altri paesi europei, il proposito, che mi auguro che le aziende si siano prefissate per il nuovo anno è di cercare di snellire almeno la burocrazia interna, magari affidandosi a qualche buono strumento per farlo.

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